میمو کو جامع، معقول انداز میں معلومات فراہم کرنے کی ضرورت ہے. یہ غیر معمولی طرز کا مطلب یہ ہے کہ اگر آپ کسی کو لکھنے کے امکانات کو پسینہ کر رہے ہیں، تو آپ کو اپنے میز پر ہوسکتا ہے، آپ کو دوسرے، زیادہ محنت کی تحریری منصوبوں سے براہ راست، سمجھدار شکل ملنا چاہئے.
ایک سرخی لکھیں
معیاری سرخی لکھ کر اپنے میمو شروع کریں جس میں "تک:"، "سے:"، "تاریخ:" اور "موضوع" علیحدہ لائنوں پر مشتمل ہے. سامعین کی لائنوں کو کچھ سوچو، اس بات کا یقین کرو کہ آپ پوری کمپنی کو اپنے میمو کو تقسیم کرنے کے بجائے صرف چند محکموں کو تقسیم نہیں کرنا چاہتے ہیں. عکاسی سرٹیفکیٹ قارئین کو جلدی جلدی اسکین کرنے کی اجازت دیتا ہے اور ابتدائی طور پر موضوع سے - ابتدائی طور پر اہم معلومات کو چلی.
آپ کا مقصد ریاست
واضح طور پر بیان کرتا ہے کہ ایک مختصر افتتاحی لکھیں، سب سے آسان اصطلاحات میں، لکھنے کے لئے آپ کا مقصد. اگر آپ چاہیں تو کچھ شخصیت کو انجیل کریں، لیکن اس کے علاوہ بھی مختصر رکھنا. مثال کے طور پر، اگر آپ ایک اعلان کر رہے ہیں، تو آپ لکھ سکتے ہیں، "خاص طور پر طویل اور مکمل تلاش کے بعد، میں نے اعلان کیا ہے کہ اے بی سی کمپنی نے ہماری آنے والے مارکیٹنگ کی کوششوں کی ہدایت کرنے کے لئے XYZ رائٹرز گروپ کو خدمات حاصل کی ہے."
صحت سے متعلق کے ساتھ وسیع
اپنے افتتاحی بیان کے بارے میں وضاحت کرنے کے لئے - اپنے میمو کے جسم کو دوپہر سے دو یا تین پیراگراف نہ دیں. سوالات کی توقع اہم ہے؛ آپ نہیں چاہتے کہ آپ کے میمو سے زیادہ سوالات پیدا کرنے کے بجائے جوابات فراہم کیے جاسکیں، لیکن میمو ایک مکمل، 360 ڈگری افشاء کے لئے فورم نہیں ہے. سب سے اہم معلومات کو منظم کریں - کسی ملازمین کو کس طرح جاننا چاہتے ہیں اور انہیں کیا جاننے کی ضرورت ہے. آخر میں، ذہن میں رکھو کہ ایک میمو کو شاید ہی موضوع پر "حتمی لفظ" کے طور پر کام کرتا ہے؛ اصل میں، یہ کبھی کبھی تحریکوں کی مکمل رینج میں متعین کرتا ہے. اس لئے اپنے میمو کے جسم کے آخری پیراگراف کو "اگلے مرحلے" یا "آگے کیا ہوتا ہے." مثال کے طور پر، مثال کے طور پر، آپ اپنے ملازمین کو لکھنے والے گروہ کو متعارف کرانے کے بعد اشتراک کرنا چاہتے ہیں.
انداز میں بند
ایک مبتلا نوٹ پر اپنا میمو بند کرویہ سمجھنا کہ آپ اپنے ملازمین کی پیروی کرنے کے لئے ایک واضح پیغام بھیج رہے ہیں. مثال کے طور پر آپ کہہ سکتے ہیں، "میں آپ کو ہماری کمپنی کی تاریخ میں اس دلچسپ باب کو تیار کرنے کے لۓ، جیسا کہ میں آپ کو نظر انداز کروں گا. میں آپ کے مسلسل حوصلہ افزائی اور اعتقاد کے لئے پیشگی شکریہ."
منسلکہ منسلک کریں
اپنے میمو کے سب سے نیچے پر ایک تشویش شامل کریں متعلقہ منسلکاتجیسے دستاویزات آپ ملازمین کو پڑھتے ہیں یا نئی طریقہ کار چاہتے ہیں جو آپ چاہتے ہیں کہ وہ عمل کریں. بس لفظ "منسلک:" لکھیں اور معلومات کو مختصر طور پر مختصر کریں. اس مثال میں، آپ مصنفین کے گروپ کے پچھلے مارکیٹنگ کے منصوبوں کا ایک مرکب شامل کرنا چاہتے ہیں تاکہ آپ کے ملازمین کو اپنے گروپ کے انداز اور کامیابیوں سے واقف کر سکیں. اس بارے میں واضح ہونا کہ ملازمین اس معلومات کو کہاں تلاش کرسکتے ہیں. مثال کے طور پر، چاہے آپ اپنے میمو کا ایک کاغذ بورڈ پر بورڈ کاپی کریں یا اس کمپنی کو وسیع کریں، اس بات کا یقین کریں کہ ملازمین کو کس طرح منسلک تک رسائی حاصل ہے.
تجاویز
-
اپنے میمو کو زبردست پڑھیں کیونکہ آپ اسے احتیاط سے مسترد کرتے ہیں اور اسے نشر کرنے سے قبل اسے ترمیم کریں.
