بہت سارے کاموں میں، یادگاروں کو بات چیت کے آسان اور موثر ذریعہ کے طور پر کام کرتی ہے. ایک یادداشت میں سوالات کے جواب دینے کے بجائے، چہرے سے متعلق مواصلات کے بجائے، آپ دونوں کارکنوں کی تعداد میں اضافہ کرسکتے ہیں کہ آپ کا جواب پہنچتا ہے اور کارکنوں کو جسمانی یا الیکٹرانک دستاویز فراہم کرنے کے بعد فراہم کرنے کے بعد بعد میں آپ کو جواب دیا جانا چاہئے. اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ آپ کے میمو ممکنہ طور پر مؤثر ہے، آپ کے مواصلات کو مناسب طریقے سے شکل دیں، اور اپنے سامعین کے ساتھ ذہن میں اسے احتیاط سے ترتیب دیں.
ایک میمو سرخی بنانا. "تاریخ:" شامل کریں اس کی مکمل تاریخ جس کے بعد آپ اپنے memo، "کرنے کے لئے" بھیج رہے ہیں اس کی وضاحت کے ساتھ کہ آپ کونسل کو "نام:" سے اپنے نام سے اور "مضمون:" کے ساتھ بھیج رہے ہیں. موضوع کا ایک جامع بیان. اگر ای میل کے ذریعہ آپ کے حفظان صحت کی تیاری کررہے ہیں، تو یہ سرخی ممکنہ طور پر آپ کے لئے پہلے سے ہی ہوسکتا ہے. اگر آپ اپنے میمو ٹائپ کرتے ہیں، تو اس سبھی معلومات کو میمو کے سب سے اوپر پر رکھیں، بائیں طرف منسلک.
موضوع لائن میں سوال رکھیں. اگر سوال آپ کو خطاب کر رہا ہے تو زیادہ تر طویل عرصے تک، دو یا تین معنی الفاظ کے الفاظ میں اس کو کم کرکے اسے سنبھالنا. اگر آپ اپنے یادگار میں ایک سے زائد سوالات کو حل کرنے کی منصوبہ بندی کرتے ہیں تو، سوالات کا موضوع درج کریں، اس کے بعد ملازمین کو یادداشت کے مواد کو مطلع کرنے کے لئے "ق اور ا." اس سوال کو رکھنے یا موضوع کی لائن میں ق اور A کی طرف سے، آپ کو ملازمین کے لئے میمو کو تلاش کرنا آسان بنانا چاہئے، انہیں بعد میں اس کا حوالہ دینے کی ضرورت ہے.
جواب یا سوال ابھی تک واضح طور پر واضح کریں. ملازمین ان کے سوالات کا جواب چاہتے ہیں، نہرو منلو نہیں. آپ کا جواب واضح اور مختصر رکھنے سے، آپ اس امکان کو بڑھا سکتے ہیں کہ قارئین جواب کو سمجھ سکیں اور مؤثر طریقے سے جواب دیں.
ان ملازمین کو بتائیں جنہیں ان سے رابطہ کرنا چاہئے تو اضافی معلومات کی ضرورت ہے. اگر آپ اپنے سوالات کے بارے میں کسی بھی الجھن کو صاف کرنا چاہتے ہیں، تو ان سے کہو کہ آپ سے بات کرنے کے لئے. اگر آپ کے کاروبار کے اندر کوئی دوسرا ادارہ ہے تو اس موضوع کے بارے میں سوالات کے جواب دینے کے لئے بہتر ہو جائے گا، اپنے ملازمین کو اس شعبے میں کسی مخصوص شخص کا حوالہ دیتے ہیں، اور اس فرد کے رابطے کی معلومات شامل کریں.
