پہلا نقوش شمار، لہذا آپ بہتر طور پر ایک اچھا اجلاس بناتے ہیں، خاص طور پر جب ایک کاروباری اجلاس کی درخواست کرتے ہیں. چاہے آپ کسی ممکنہ کاروباری پارٹنر کو لکھتے ہیں، سرکاری اہلکار یا ایک مراجع، آپ کے الفاظ کا انتخاب تمام فرق کر سکتا ہے. ایک خراب تحریری تقرری درخواست کا خط آپ کی تصویر اور آپ کے برانڈ پر اثر انداز کر سکتا ہے. اس کے علاوہ، یہ مثبت جواب دینے کے امکانات کو برباد کر سکتا ہے.
مناسب موضوع لائن کا استعمال کریں
جب آپ ایک تقرری درخواست کا خط بھیجتے ہیں تو، یہ یقینی بنائیں کہ موضوع لائن وصول کنندہ سے ملنے کے لۓ آپ کا ارادہ رکھتا ہے. یہ مختصر اور سادہ رکھیں. یہاں چند مثالیں ہیں:
- درخواست کی درخواست
- اجلاس کی تقرری کے لئے درخواست
- درخواست کا خط خط
- (ہفتے کے دن) سے ملنے کے لئے درخواست
- ایک میٹنگ شیڈولنگ
آپ کی ترجیحات پر منحصر ہے، آپ وصول کنندہ کے ایڈریس کو اوپر یا اس سے نیچے موضوع لائن رکھ سکتے ہیں. اگر آپ وصول کنندگان آن لائن سے رابطہ کرنا چاہتے ہیں، تو آپ اسی مضمون کو اپنی ای میل اور خط کے لۓ استعمال کرسکتے ہیں.
اپنا تعارف کراوء
اپنے متعارف کر کے خط شروع کرو. اگر آپ کسی بھی وقت وصول کنندہ سے ملاقات کی تو، اس کا ذکر کرنا اس بات کا یقین کریں. اگر ضروری ہو تو آپ کی تنظیم یا اس کے مشن کا ایک مختصر بیان فراہم کریں. مثال کے طور پر، آپ کچھ ایسی طرح کہہ سکتے ہیں:
عزیز نمائندے (آخری نام)
میرا نام (آپ کا نام) ہے اور میں (کمپنی کا نام) کی طرف سے آپ سے رابطہ کر رہا ہوں. ہمارے پاس ایک مشترکہ مفاد ہے … اور میں زیادہ بحث کرنا چاہتا ہوں.
اگر آپ کا حوالہ ہے تو، آپ اس کے ساتھ شروع کر سکتے ہیں: (ریفرل نام) کا ذکر کیا گیا ہے کہ آپ ہماری مصنوعات اور خدمات کے بارے میں مزید جاننے میں دلچسپی رکھتے ہیں. میں آپ کو اپنے دفتر میں (تاریخ اور وقت) پر مزید بات کرنے کے لئے مدعو کرنا چاہوں گا.
اجلاس کا مقصد ریاست
وصول کنندہ کو معلوم ہے کہ میٹنگ سے کیا امید ہے، بشمول کتنا وقت لگے گا. کسی نہ کسی طرح کا شیڈول فراہم کریں اور اہم نکات کو پورا کریں. مثال کے طور پر، آپ کہہ سکتے ہیں:
اس درخواست کے بارے میں آپ کے غور سے پہلے آپ کا شکریہ. میں آپ سے ملنے کے لئے ایک موقع کی تعریف کرتا ہوں اور بات چیت کروں گا کہ ہم کس طرح مستقبل کے منصوبوں پر فورسز میں شامل ہوسکتے ہیں.
ہماری ملاقات ہماری ٹیکنالوجی اور وسائل کے ساتھ ساتھ اس علاقے میں ہمارے کام کے کچھ مثالات کا مختصر جائزہ پیش کرے گی. ہم ایک ممکنہ تعاون کے بارے میں بات چیت میں بھی دلچسپی رکھتے ہیں کہ دونوں جماعتوں کے درمیان باہمی طور پر فائدہ مند ہوگا.
اس بات کی وضاحت کرنے کی کوشش کریں کہ آپ کیا تلاش کر رہے ہیں اور آپ اس میٹنگ کی پہلی جگہ میں کیوں درخواست کر رہے ہیں. دو یا تین تاریخیں اور اوقات تجویز کریں اور پھر برائے مہربانی وصول کنندگان سے ان کی دستیابی کی تصدیق کریں.
آپ کا خط کچھ کچھ کہہ سکتا ہے:
برائے مہربانی، ایک تاریخ اور وقت تجویز کریں، جو آپ کے شیڈول کے مطابق ہے.
کیا آپ تاریخ اور وقت پر دستیاب ہیں؟ اگر نہیں، تو میٹنگ کے وقت شیڈول کرنے کیلئے براہ کرم ہم سے رابطہ کریں (فون نمبر) یا (ای میل ایڈریس).
ہم اس خط کی رسید کی تصدیق کے لئے جلد ہی عمل کریں گے اور ایک دن اور وقت مقرر کریں جو آپ کے لئے موزوں ہے.
مناسب شکل کا استعمال کریں
کاروباری خطوط ایک مخصوص شکل ہے. صفحے کے اوپر دائیں کونے میں اپنا نام اور پتہ لکھیں. وصول کنندہ کی رابطے کی معلومات کے صفحے کے بائیں کونے میں یا آپ کے ایڈریس کے نیچے ٹائپ کریں.
وسیع پیمانے پر مارجن چھوڑ دو اور اگر ممکن ہو تو ایک برانڈڈ خالی استعمال کریں. خط مختصر اور نقطہ نظر رکھیں؛ مثالی طور پر، یہ ایک صفحہ سے زیادہ نہیں ہونا چاہئے. رسمی سلامتی کا استعمال کریں، جیسے "محترمہ (وصول کنندہ کے نام). "اگر آپ وصول کنندہ کا صحیح نام نہیں جانتے تو آپ استعمال کرسکتے ہیں "عزیز محترم یا محترمہ." خط ختم کرو "مخلص،" "احترام سے،" "احترام سے آپ" یا دوسرے رسمی بندش، آپ کے نام کے بعد.
ایک تقرری درخواست کا خط واضح اور جامع ہونا چاہئے. بیکار الفاظ اور غیر ضروری معلومات کٹائیں. ٹائم نیو رومن یا Arial جیسے آسان پڑھنے کے فونٹ کا استعمال کریں. اسے بھیجنے سے پہلے خط کو مسترد کرنا یاد رکھیں.
