کوئی بھی بغیر کسی مصروف، اعلی سطحی ایگزیکٹو، ایک بڑی میز کے پیچھے بیٹھے ہوئے کاغذ کی ایک ٹکڑا کی قدر کی تعریف کر سکتا ہے. Appearances belie حقیقت، اس ایگزیکٹو کے لئے شاید آپ کے طور پر شاید مصروف طور پر مصروف ہے لیکن انہوں نے اپنے دفتر کے کام کا بوجھ منظم کرنے کا ایک طریقہ پایا ہے. آپ بھی، جب تک آپ ایسے نظام کو تیار کر سکتے ہیں جو آپ کے لئے کام کرتا ہے. اس کا مطلب یہ ہے کہ کچھ "کوششوں اور سچ" تکنیکوں کو دوسروں کو مسترد کرتے ہوئے ملازمین کو ملا.اس اعلی سطحی ایگزیکٹو کی طرح، یاد رکھیں کہ آپ انچارج ہیں اور یہ آپ کو آپ کے کام کے بوجھ کو کنٹرول کرنے سے پہلے آپ کے کنٹرول پر قبضہ کرنے پر قبضہ کرنے کی بات کرتی ہے.
ایک فائل سازی کا نظام - الیکٹرانک اور کاغذ بنانا - تاکہ آپ اسے فوری طور پر معلومات کے ساتھ تقسیم کر سکیں. بہت سارے کاروباری پیشہ ور "ماسٹر اسٹیکرز" ہیں، مطلب یہ ہے کہ وہ کاغذ کے ڈھیر جمع کرتے ہیں جو آخر میں ان کو برباد کر دیتے ہیں. ایک منصوبے پر کام کرنے کے لئے ایک عزم بنائیں اور پھر، جب آپ کر رہے ہیں، تو اسے فوری طور پر فائل دیں. کاغذ کی فائلوں کے لئے، ایک رنگ کوڈت فائل سسٹم قائم کریں، ہر رنگ کے ساتھ آپ کے لئے ایک معنی پیغام ڈینٹنگ. مثال کے طور پر، ایک تین رنگ کے تنظیمی نظام کو لاگو کریں جس میں سبز ذرائع "اعلی ترجیح،" پیلے رنگ کا مطلب "اعتدال پسند ترجیح" اور سرخ معنی "کم ترجیح. یا، اپنی میز پر فائلوں کی تعداد کو کم کرنے کے لئے، دو رنگ کا نظام استعمال کریں. کمپیوٹر فائلنگ نظام بنانے کے لئے اسی منطق پر عمل کریں.
روزانہ کرنے والی فہرست بنائیں اور آپ کو توجہ مرکوز اور ٹریک پر رکھنے کے لئے ہر وقت آپ کے ساتھ رکھو. جب آپ ان کو مکمل کرتے ہیں تو کاموں کو کراس کریں. اسی طرح، ہر وقت آپ کے ساتھ ایک کیلنڈر رکھنا، دونوں کے طور پر ضروری طور پر کراس حوالہ دیتے ہیں. ہر دن کے اختتام پر آپ کی فہرست کی نظر کا جائزہ لیں اور اپنے دماغ میں اپنے روزانہ ذمہ داریوں کو سیمنٹ کرنے کے لئے ہر نیا دن کی شروعات کریں.
ان کاموں میں سے ہر ایک کے لئے وقت کی حد اور اختتامی تاریخیں قائم، امید مند لیکن حقیقت پسندانہ بھی. اس وقت کے بارے میں خاص طور پر محتاج رہیں جب آپ ای میلز کو پڑھنے اور جواب دینے کے لئے مختص کرتے ہیں، کیونکہ وقت کی سازش "ای میل وورتیکس" میں چوسنے کی عادت ناقابل یقین حد تک آسان ہے. اپنی کوششوں پر توجہ دینے کے لئے اپنے ای میلز کو "اعلی ترجیح" پیغامات کے ساتھ ٹیگ کریں. پھر فیصلہ کریں کہ آیا اس کے مطابق جواب دینے کے لئے یا نہیں.
ان کی مدت کے تخمینہ کے ساتھ فون کالز اور اجلاس شروع کریں - اور پھر گھڑی کو گھڑی اور منصوبہ پر چھڑی کریں. اگر آپ کچھ ایسی بات کہتے ہیں تو لوگ اپنی نظم و احترام کا احترام کریں گے: "جیسا کہ میں جانتا ہوں کہ ہم سب مصروف ہیں، ہمیں یہ فون کال کریں یا 30 منٹ سے ملنے کے لئے اپنی پوری کوشش کریں."
ساتھیوں کے لئے حدود مقرر کریں جو رات کو اپنے طویل عرصے سے دوپہر کے کھانے یا رات سے پہلے اپنے خوفناک اندھیرے کے بارے میں ایک طویل گفتگو میں قابو پانے کی کوشش کرسکتے ہیں. جبکہ ساتھی کارکنوں کے درمیان تعلقات کی تعمیر کے لئے کچھ سماجی بات چیت ضروری ہے، محتاط رہیں کہ یہ ہاتھ سے باہر نہیں نکلتا اور آپ کے دوسری صورت میں اچھی طرح سے منظم کام کے دن میں ایک وکر پھینک دیں.
multitasking پر نظر ثانی. آپ یہ سوچ سکتے ہیں کہ فون پر بات کرتے ہوئے، ایک ای میل لکھنا اور مارکیٹنگ کے تجزیہ کا جائزہ لینے کے لۓ آپ کو ایک سپر ملازم بناتا ہے، لیکن حقیقت میں، آپ کو آپ کی توجہ بازی کا سامنا کرنا پڑتا ہے اور اس کے بجائے انسداد سازی کی جا رہی ہے. اگر آپ کو اپنے وقت پر ایک کام پر اپنی توجہ مرکوز کرنے اور آپ کے کام کے بوجھ کو منظم کرنے کے ملٹاسکنگ موڈ کے نتائج کا موازنہ کرنے کے لۓ خود کو مجبور کرنا ہوگا.
نئی ذمہ داریوں کو قبول کرنے سے متفق ہونے سے پہلے اپنے موجودہ کام کا بوجھ کا اندازہ کریں. اگرچہ بہت سے ملازمین یہ سمجھتے ہیں کہ انہیں قدم اٹھانے اور اس طرح کے درخواستوں کو کبھی نہیں کہنا چاہئے، احتیاط سے غور کریں کہ آیا آپ کو کاموں کو مکمل کرنے کا وقت ہے اور اگر آپ اپنے اعلی معیار کے مطابق کام کر سکتے ہیں.
اپنے سپروائزر سے مشورہ کریں کہ آپ کو اپنے دفتر کے کام کا بوجھ منظم کرنے کے لئے آپ کی منصوبہ بندی کے ساتھ صحیح راستے پر ہیں. اپنے "عمل کی منصوبہ بندی" کا جائزہ لیں اور رائے طلب کریں.
