مؤثر مواصلات اور انفارمیشن ایکسچینج کامیابی کے منصوبے کے لئے دونوں اہم ہیں. واضح مواصلات کو یقینی بناتا ہے کہ ہر ٹیم کا رکن اس منصوبے میں اپنے کردار اور مقاصد کو سمجھتا ہے. معلومات کا مستقل تبادلہ تمام ٹیم کے ارکان کو ترقی سے آگاہ رکھتا ہے اور کسی ایسے معاملات پر روشنی ڈالتا ہے جو ترقی پر اثر انداز کر سکتا ہے. مؤثر طریقے سے بات چیت کرنے میں ناکام مہنگی تاخیر کی وجہ سے اس منصوبے کی کامیابی کو متاثر کرسکتا ہے.
منصوبے کی منصوبہ بندی
ٹیک ریپبلک کی رپورٹ کے مطابق منصوبے کی منصوبہ بندی کے تمام پروجیکٹ مواصلات کے لئے مرکزی ہے. اس منصوبے کو ہر ٹیم کا رکن جانتا ہے کہ اس منصوبے کو کونسا ہونا چاہئے اور کون ذمہ دار ہے. یہ اہم اجزاء اور منصوبے پر انحصار اور چھوٹے اجزاء میں پیچیدہ پروگراموں کو پیش کرتا ہے کہ انفرادی ارکان کو زیادہ آسانی سے سمجھا جا سکتا ہے.
اولین مقصد
مواصلات کو یقینی بناتا ہے کہ ہر ٹیم کے رکن منصوبے کے نتائج کے اسی نقطہ نظر کا حصول کرتا ہے. "ہیوسٹن بزنس جرنل" کا ایک 2002 ایڈیشن بیان کرتا ہے کہ کس طرح آرٹائٹس، ایک تعمیراتی کمپنی اور ڈویلپرز نے کلائنٹ کمپنیوں کے مینیجرز کے ساتھ تعاون کیا تاکہ ایک مشترکہ اہداف کے ذریعہ منصوبے کی کامیابی حاصل ہو. ایک کاروباری پارک جو اپنے صارفین کی ضروریات کو پورا کرے.
مواصلاتی منصوبہ بندی
ایک بڑی پروجیکٹ میں کئی ٹیم کے ارکان اور مواصلاتی چینلز کی ایک وسیع رینج شامل ہے. موثر مواصلات اور معلومات کے تبادلے کو یقینی بنانے کے لئے، منصوبے مینیجر کے لئے شروع سے عمل کی منصوبہ بندی اور انتظام کرنے کے لئے یہ ضروری ہے، اس بات کی شناخت کریں کہ اس منصوبے کے مختلف مراحل پر کون سے مختلف معلومات کی ضرورت ہے. یہ عمل کنسلٹنسی پراجیکٹ کامل کے مطابق مسلسل ہے، جو کہ یہ بتاتا ہے کہ پروجیکٹ مینیجرز ان مواصلاتی کاموں پر اپنا وقت گزارتے ہیں.
انفارمیشن مینجمنٹ
ٹیم کے ارکان پروجیکٹ دستاویزات کے تازہ ترین ورژن تک تیزی سے رسائی کی ضرورت ہے. ایک واحد پروجیکٹ کی ویب سائٹ یا ڈیٹا بیس کی تشکیل سے، پراجیکٹ مینیجرز کو تمام معلومات کو مرکزی اور اہم امور جیسے منصوبوں، شیڈولز، سپلائرز، میٹنگ منٹ اور پیش رفت کی رپورٹوں کے لۓ محفوظ رسائی حاصل کرسکتے ہیں.
حالت
TechRepublic اسٹیٹ رپورٹس کی ایک اہم ترین منصوبے کے مواصلات میں سے ایک کے طور پر شناخت کرتا ہے. حصول کی حیثیت کی تازہ ترین معلومات کو یقینی بناتا ہے کہ تمام ٹیم کے ارکان کسی بھی اہم مسائل یا غیر متوقع تبدیلیوں سے واقف ہیں جو پراجیکٹ شیڈولز یا اخراجات کو متاثر کرسکتے ہیں. اس کے بعد وہ کسی بھی ضروری دواؤں کی کارروائی کرسکتے ہیں.
اوزار
مواصلات کے اوزار، جیسے ای میل، ویڈیکنفرینشن اور ٹیلی فون، ان منصوبوں کے ٹیم کے ارکان کے لئے آسان اور آسان معلومات کو تعاون اور تبادلہ کرنے کے لئے، یہاں تک کہ جب وہ مختلف مقامات پر کام کررہے ہیں. سوشل نیٹ ورکنگ کے اوزار پراجیکٹ مینجمنٹ میں بھی ایک اہم کردار ادا کر رہے ہیں. اراکین کو ٹویژن یا فیس بک جیسے اوزار استعمال کرسکتے ہیں، اہم حیثیت اپ ڈیٹس یا اہم پروجیکٹ کے معاملات پر تبصرہ کرنے کے لۓ.
