ملاقاتیں منٹ کے تمام اہم معلومات اور کاروباری میٹنگ کے دوران کئے جانے والے فیصلوں کا ایک ریکارڈ ہے. عموما، ایک نامزد منٹ منٹ کا اجلاس کاغذ یا ایک لیپ ٹاپ پر ملاقات کرتا ہے. منٹوں کا اجلاس اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ میٹنگ میں اہمیت کی کوئی بھی چیز بھول گئی ہے، اور شرکاء نے کیا کہا ہے کہ مستقبل میں کوئی اختلاف نہیں. اجلاس کے اجلاس میں شرکت کرنے میں ناکام ہونے والے لوگوں کے لئے منٹ ملنے میں بھی مدد ملتی ہے. اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ کچھ میٹنگ منٹ کے رہنما اصولوں کے مطابق مناسب طریقے سے ریکارڈ کریں.
میزبان سے متعلق معلومات جمع کیجئے، جیسے کہ تمام حاضریوں کے نام، اجلاس کا مقصد اور اجلاس کے ایجنڈا، اجلاس شروع ہونے سے پہلے. اس سے آپ بحث میں شریک ہونے میں مدد ملتی ہے. اگر آپ میٹنگ میں اہم شرکاء نہیں ہیں تو آپ بہتر منٹ پر بہتر توجہ مرکوز کرسکتے ہیں. اگر آپ کو یقین نہیں ہے تو میزبان کے ساتھ اپنی کردار کی تصدیق کریں.
اجلاس شروع ہوتا ہے جتنا جلد ہی احتياط سے سنیں. سیل فون جیسے مواصلات لانے سے بچیں یا، اگر آپ نے ایک لیپ ٹاپ لایا، اپنے ای میل کی جانچ پڑتال یا انٹرنیٹ سرفنگ کرنا. ہاتھ پر بحث پر توجہ مرکوز رہیں.
صرف اہم نکات ریکارڈ کریں. ہر تفصیل لکھنا ناممکن اور غیر ضروری ہے. اجلاس کے مقصد پر غور کرکے اہمیت کا فیصلہ کیا ہے. کسی بھی رائے یا تجاویز کو ریکارڈ کرنا، مساوات پر تبادلہ خیال اور فیصلے تک پہنچے.
جب ممکن ہو تو پاراہاسا. تحریری بیانات verbatim ضروری نہیں ہے، اور بہت زیادہ وقت لگتا ہے. Paraphrasing کا مظاہرہ کرتا ہے کہ آپ سمجھتے ہیں کہ شرکاء بحث کر رہے ہیں.
آپ کے صفحات نمبر، قلم اور کاغذ کے ساتھ لکھتے ہیں تو، کاغذات مکس سے بچنے کے لۓ.
جب ضروری ہو تو سوال پوچھیں. اگر آپ کو کسی نے کیا کہا توثیق کرنے کی ضرورت ہے تو میٹنگ کو روکنے یا منعقد کرنے سے مت ڈرنا.
اجلاس کے فورا بعد سوالات پوچھیں جبکہ آپ کے ذہن میں معلومات اب بھی تازہ ہے، اگر آپ کو میٹنگ کے دوران لانے کے لئے ایک مسئلہ کو بھی پیچیدہ کرنے کی ضرورت ہے.
ممکنہ حد تک ممکنہ طور پر لکھیں. ایک منٹ کے طور پر، آپ کا کردار آپ کی رائے یا سینسر بحث فراہم کرنے کے لئے نہیں ہے، بلکہ غیر معمولی طور پر خلاصہ کرنے کے لئے کیا کہا گیا تھا.
بعد میں ان کی نظرثانی کرتے وقت اپنے نوٹات، ضرب اور وضاحت کے لئے چیک کریں. ضروری لوگوں کو منٹ تقسیم کرنے سے پہلے ایک اچھی کاپی ٹائپ کریں.
