کوئی وفاقی قانون نجی شعبے کے آجروں کی ضرورت ہوتی ہے جو موجودہ یا سابق ملازمین کو اپنے اہلکاروں کی فائلوں تک رسائی حاصل کرے. عام طور پر، نجی سیکٹر کے ملازمین کے اہلکار فائلوں کو نجر کی جائیداد سمجھا جاتا ہے، اور کچھ کمپنیوں کو اس کا استحصال ملازم فائلوں تک رسائی کی حد تک محدود ہے. وفاقی اور ریاستی ملازمین - سرکاری شعبے کے کارکنوں - اپنے اہلکاروں کے ریکارڈوں تک رسائی حاصل کرسکتے ہیں.
کارل فائلیں
ملازمت کی فائلوں - کبھی کبھی ملازمت کے عملے کی فائل کے طور پر کہا جاتا ہے - دستاویزات پر مشتمل ہے جیسے ملازم کی ملازمت کے لئے ابتدائی درخواست، ہنگامی رابطے کی معلومات، روزگار کی اہلیت فارم، کارکردگی کی تشخیص، نظم و ضبط اور حاضری ریکارڈ اور سپروائزر اور مینیجر کارکردگی، تربیت اور روزگار کے اعمال کے بارے میں نوٹ. ملازمت کے کاموں کی مثالیں فروغات اور اصطلاحات ہیں. کچھ معاملات میں، انسانی وسائل کے شعبے کو ایک سرکاری ملازمت کی فائل برقرار رکھی جاتی ہے، اور ملازم کے سپروائزر یا مینیجر کو ڈیپارٹمنٹ فائل رکھتا ہے. اگرچہ دونوں فائلوں کو متعلقہ معلومات پر مشتمل ہونا چاہئے، تو یہ مواد تھوڑا سا مختلف ہوسکتا ہے. مثال کے طور پر، ایک ڈیپارٹمنٹ فائل میں تمام کاغذات اور دستاویزات کی کاپیاں شامل نہیں ہوتی ہیں جو ملازم اپنے پہلے دن کام پر مکمل کرتا ہے، جیسے پالیسی کے اعتراف اور ڈبلیو فارم.
رسائی کی وجہ
موجودہ ملازمین کو ان فائلوں کا جائزہ لینے سے پوچھتا ہے کہ اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ انسانی وسائل کے شعبے کو اپنے روزگار کے متعلق درست ریکارڈ برقرار رکھا جا رہا ہے. اگر کمپنی کل سالانہ کارکردگی کا اندازہ کرتا ہے تو، ہر سال کے لئے تشخیص فارم کی کاپیاں ملازم کو ملازمت کی فائل میں ہونا چاہئے. اسی طرح، حاضر ہونے والے ریکارڈوں کو ملازم کی غیر حاضری کو درست طریقے سے ظاہر کرنا چاہئے، چاہے بیماری، چھٹی یا غیر موجودگی کی پتیوں کی وجہ سے. سابق ملازمین اکثر دستاویزات کی کاپیاں وصول کرنے کے لئے فائلوں کی درخواست کرتی ہیں جو مستقبل میں روزگار کے لئے اپنی تلاش میں استعمال کرسکتے ہیں. مثال کے طور پر، اگر سابق ملازم کی کارکردگی میں کارکردگی اور کامیابیوں سے متعلق ریکارڈ شامل ہیں، تو یہ معلومات نوکری کے نوکریوں کے ساتھ انٹرویوز کے دوران دوبارہ شروع کرنے یا نوکری کے فرائض کی فہرست تیار کرنے میں مدد مل سکتی ہے. سابق ملازمین کو کسی نرس کے خلاف شکایت درج کرنے میں استعمال کرنے کے لئے اپنی ملازمت کی فائل کی کاپیاں بھی درخواست کر سکتی ہیں.
ملازم پالیسی
بہت سارے ملازمین ملازم کے ریکارڈوں کی رہائی کے بارے میں کام کی جگہ کی پالیسیوں ہیں. کام کی جگہ کی پالیسیاں ملازم کے معائنہ اور کاپی کرنے کے لئے دستیاب ریکارڈ کی اقسام کے مطابق مختلف ہوتی ہیں، اور کچھ کمپنیاں صرف ایک ہی وقت کے طور پر غیر کاری گھنٹوں کو نامزد کرتی ہیں جن کے دوران ملازمت اہلکار ریکارڈز کا جائزہ لے سکتے ہیں. ملازمتوں کے ساتھ اس موضوع پر پالیسییں عام طور پر ریکارڈ تک رسائی حاصل کرنے کے بارے میں ملازم ہینڈ بک کے اندر ایک سیکشن کو وقف کرتی ہیں. ایک اچھی طرح سے تحریری پالیسی ریکارڈ کا جائزہ لینے کے لئے ضروری اقدامات کی وضاحت کرتا ہے، ملازمین کو اپنے ریکارڈ کو دیکھ سکتا ہے اور ملازم کے اہلکار فائل میں موجود فوٹو کاپی دستاویزات کے لئے کسی بھی چارج کو دیکھ سکتا ہے.
ملازمت کی ذمہ داری
وفاقی قانون کے تحت، نجی شعبے کارکنوں کو موجودہ یا سابق ملازمتوں میں ملازمت کی فائلوں کی کاپیاں فراہم کرنے کی ضرورت نہیں ہے. فائلوں کو جاری رکھنے کا فیصلہ کمپنی کی پالیسی پر مبنی ہے اور بعض صورتوں میں ریاستی قانون اہلکاروں کی فائلوں تک رسائی حاصل کرتی ہے. تاہم، بہت سارے ملازمین ملازمت کی درخواستوں کے مطابق عمل کا فائدہ دیکھتے ہیں. روزگار کی فائلوں تک رسائی کو مسترد کر کے صرف ایسے سوالات اٹھا سکتے ہیں جو ممکنہ طور پر نوکر نہیں جواب دینا چاہتے ہیں. اگر ملازمین اہلکار فائلوں کو برقرار رکھے ہیں جن میں درست معلومات شامل ہیں جو ملازمتوں کو پہلے ہی جاری کیا گیا ہے، وہاں کوئی سوال نہیں ہونا چاہئے کہ ملازم کمپنی چھوڑنے کے بعد معلومات کو جاری کیا جاسکتا ہے. نیک ایمان میں، بہت سے آجرین اہلکار فائلوں کو ملازم تک رسائی فراہم کرتے ہیں. یہ عمل روزگار کی پالیسیوں اور ریکارڈوں کے بارے میں شفافیت کا مظاہرہ کرتا ہے.
ملازمت کے ریکارڈوں کو وفاقی ملازم تک رسائی تک رسائی حاصل کرنے کے قوانین 1974 کے وفاقی رازداری کے ایکٹ کا حصہ ہیں؛ امریکی آفس آفس آف مینجمنٹ ایجنسی عام طور پر ذمہ داری ہے جو وفاقی ملازم کے اہلکار ریکارڈوں کے لۓ ذمہ دار ہے. انفرادی ریاست اہلکار کے ریکارڈ تک رسائی کے لئے ملازم کی درخواستوں کو ہینڈل کرتے ہیں.
ریاستی قوانین
کچھ ریاستوں میں قوانین موجود ہیں جو اجازت دہندہ ملازمین کی فائلوں تک رسائی حاصل کرتے ہیں. دیگر ریاستوں خاموش ہیں کہ موجودہ اور سابق ملازمین کا جائزہ لینے یا فوکوکوپی کے اہلکاروں کا مواد کیا جا سکتا ہے. زیادہ تر معاملات میں، ملازمین - موجودہ یا سابق - جو کام جگہ کی تحقیقات میں ملوث ہیں وہ تحقیقات سے متعلق ریکارڈ نہیں دیکھ سکتے ہیں. یہ ریکارڈ ملازمت فائل میں بھی برقرار نہیں رکھنا چاہئے. وہ انسانی وسائل کے محکمہ کی حراست میں رہیں گے اور ان تحقیقات کے ذمہ دار صرف انسانی وسائل کے عملے کو تحقیقاتی مواد تک رسائی حاصل ہوگی.
محدود رسائی
ریاستوں کو جو اہلکار فائلوں کے ملازمت تک پہنچنے کے بارے میں قوانین ہیں وہ ملازمتوں کو تحریری درخواست جمع کرنے کی ضرورت ہوتی ہے، اور بعض قوانین کو آجروں کو مخصوص مواد تک رسائی محدود کرنے کی اجازت دیتا ہے. مثال کے طور پر، کیلیفورنیا قانون، ملازمتوں کو ملازمت کی درخواست حاصل کرنے کے 21 دن کے اندر اندر ان فائلوں کو موجودہ اور سابق ملازمین کی رسائی کی اجازت دینے کی ضرورت ہے. اس معاملے پر کیلیفورنیا ریاستی قانون کے مطابق عمل کرنے میں ناکام نو ملازمین ملازم فائلوں تک رسائی سے انکار کرنے کے لئے جرم، جریدے اور سول سوٹ کے فیصلے کے تابع ہیں. دوسری جانب مسوری، ریاستی قانون نہیں ہے جو ملازم کے اہلکار فائل تک رسائی حاصل کرتی ہے.
