منافع پر اعلی معیار کی مصنوعات کی پیداوار اور قوانین اور قواعد و ضوابط کی حدوں کے اندر رہنے کے آپریشن میں استحکام کی ضرورت ہوتی ہے. بہت سے کمپنیوں کو معیاری آپریٹنگ طریقہ کار، یا SOPs، جس میں اہم طریقہ کار کو لاگو کرنے کے لئے مرحلہ وار ہدایات فراہم کرتے ہیں، کی طرف سے خود کو مدد کرتے ہیں. SOP درستگی اور معیار کے کنٹرول کو یقینی بنانے میں مدد ملتی ہے. وہ مختلف کمپنیوں اور تنظیموں میں، خاص طور پر حکومت، مینوفیکچرنگ، تحقیق اور ترقی، لیبارٹریز اور اکیڈمی میں استعمال کیا جاتا ہے. کیونکہ کمپنیوں کے اندر اندر انفرادی یونٹس متضاد طریقہ کار ہیں، وہ ہر ایک مختلف SOPs کی ضرورت ہے. لہذا یہ ایک SOP ٹیمپلیٹ کے ساتھ ہر یونٹ کے سروں کو فراہم کرنے میں مددگار ہے، جو ان کے اپنے طریقہ کار اور SOP دستی دستخط لکھنے کے لئے ان کے لئے ایک نقطۂ نقطہ پیش کرتا ہے. ایس او پی ٹیمپلیٹس ہر طریقہ کار کی ضروریات کو تمام ضروری اجزاء فراہم کرتی ہیں.
سوپ کے مصنفین کا تعین کرنے میں گائیڈ کس طرح کے طریقہ کار کو لکھنا ضروری ہے. اس ٹیمپلیٹ کو ان فیصلوں کی تعداد پر مبنی ایک آسان فیصلہ سازی آلہ فراہم کرنا چاہئے جو کارکنوں کو طریقہ کار کو انجام دینے کے لۓ بنائے جائیں. مشورہ دیتے ہیں کہ معمول کا طریقہ کار جو مختصر طور پر صرف کم از کم کارکن کی ضرورت ہوتی ہے وہ چند فیصلے کرنے کے لئے اور سادہ قدمی شکل میں لکھا جا سکتا ہے. مثال کے طور پر: ایک A، پھر B، پھر C. کیا یاد رکھیں کہ کچھ فیصلوں کی ضرورت ہے جس میں کچھ فیصلوں کی ضرورت ہوتی ہے، ایک ہی درجہ بندی کے مرحلے کی شکل کا استعمال کرسکتا ہے، کارکن کو یہ بتاتا ہے کہ کونسی طریقہ کار جانا ضروری ہے، اور اکثر substeps شامل کرنے کے لئے انجام دیا جانا چاہئے. پورے کام فلوچارت یا انفراگرافکس کی مثال پیش کرتے ہیں جس کے طریقہ کار کو پیچیدہ، لمبائی اور متعدد فیصلوں کی ضرورت ہوتی ہے. مثال کے طور پر: کیا A. کیا "عام،" بی، سی اور ڈی کرتے ہیں تو "غیر معمولی،" A کی تصدیق کرنے کے لئے ایک بار پھر اور پھر ای، ایف اور جی کرتے ہیں.
ہر طریقہ کار لکھنے کے گری دار میوے اور بولٹ کی وضاحت کریں. مثال کے طور پر، ہر طریقہ کار کو ایک طریقہ، مقصد، گنجائش اور طریقہ کار کو لے جانے کے لۓ طریقوں اور ذمہ داریاں ہونا چاہئے. ایس او پی کے مصنفین کی حوصلہ افزائی یا تقاضا کرنے کے لئے طریقہ کار کو مسترد کرنے کے لئے یونیفارم کا نام کنونشن استعمال کرنا. طریقہ کار کے دائمے کا تعین کرنے کے لئے انہیں مشورہ دیتے ہیں، جیسے کونسی طرز عمل پر، جب اور اس حالت میں. جب آپ ہر طریقہ کار کا استعمال نہ کریں تو آپ یہ بھی بیان کر سکتے ہیں. طریقوں اور ذمہ داریاں سیکشن میں، ایک طریقہ کار کو عمل کرنے پر قدم قدم پروٹوکول فراہم کریں. سانچے کو فعل فعل کے ساتھ سادہ، مختصر جملے فراہم کرنا چاہئے.
تعریفیں اور وسائل کی ضروریات فراہم کریں. ہر طریقہ کار میں ایک دفعہ اس دستاویز میں استعمال ہونے والی شرائط کی وضاحت کرنا ہے اور کسی بھی تحریر کے بارے میں بیان کرنا ہوگا. اس کے علاوہ، یہ ملازمین کو کیا دستاویزات، سامان یا دیگر مواد کو بتانا چاہئے جو انہیں عملدرآمد کرنے کی ضرورت ہوگی. حوالہ کسی دوسرے متعلقہ طریقہ کار کا حوالہ دیتے ہیں جو نگہداشت کو وقت سے پہلے انجام دینے کی ضرورت ہے یا کام مکمل کرنے کے بارے میں آگاہ کرنے کی ضرورت ہے. ٹیمپلیٹس کے پاس ضروری اہم اجزاء مت بھولنا. ان میں طریقہ کار کے لئے موثر تاریخ اور طریقہ کار کا جائزہ لینے کی آخری تاریخ شامل ہے.
تجاویز
-
آپ کی کمپنی پر منحصر ہے، یہ بھی ضروری ہے کہ SOP میں سیکورٹی کی سطح کو تفویض کرنے کے لئے واضح ہو سکے کہ اس طریقہ کار کو کس حد تک اتھارٹی کی ضرورت ہوتی ہے. ٹیمپلیٹس کا استعمال کرنے کے لئے شرطیں بیان کریں جس کے تحت ملازم محفوظ طریقے سے طریقہ کار کو انجام دے سکتا ہے.
انتباہ
ہمیشہ صحت اور حفاظت یا ریگولیٹری کی خلاف ورزیوں پر ہمیشہ رہنمائی شامل ہے جہاں مناسب ہو. ٹیمپلیٹ میں ایک جگہ فراہم کریں اور اہم انتباہات پر زور دینے کے طریقوں کا استعمال کریں، جیسے بولڈ فریم یا ضمنی باکسنگ ان پیغامات. وضاحت کریں کہ کیا طریقہ کار عمل نہیں کیا جاتا ہے یا غلط طریقے سے پیروی کیا جائے گا، چاہے وہ ذاتی چوٹ، زندگی کے نقصان، نقصان پہنچانے کے سامان، ناقص مصنوعات، جریدوں، قیدی یا کاروباری بندش کے نتیجے میں.
