یہ سب سے کم از کم بار بار ہوا ہے. آپ خریداری کر رہے ہیں، یا کچھ قسم کی خدمت کی ہے، اور آپ کو خوفناک کسٹمر کا تجربہ حاصل ہے. قدرتی طور پر، آپ شاید اپنے دوستوں کو اس کے بارے میں بتائیں گے. تاہم، اگر آپ اس بات کا یقین کرنا چاہتے ہیں کہ یہ دوبارہ نہیں ہوتا تو، اطمینان حاصل کرنے میں سے ایک بہترین گاہک ایک کسٹمر کی شکایت کا خط لکھتا ہے. ان میں سے ایک کو لکھنے کے لئے ہمیشہ مزہ نہیں ہے - سب کے بعد، آپ یہ کر رہے ہیں کہ صرف ایک وجہ یہ ہے کہ آپ کا برا تجربہ تھا. لیکن یہ پیشہ ورانہ انداز میں کیا جا سکتا ہے جو آپ کو حیرت انگیز نتائج حاصل کرسکتا ہے. یہاں ایک کسٹمر کی شکایت کا خط لکھتا ہے کہ اسے پڑھنے والے لوگوں سے کچھ توجہ ملے گی.
کسٹمر کے شکایت کا خط لکھیں
سب سے پہلے، ایک نام حاصل کریں. معلوم کریں کہ کس کی توجہ خط پر چلتی ہے. اسے "نوٹ: کسٹمر سروس" میں نہ بھیجیں، کیونکہ اس کے بعد کوئی بھی اس کے لئے جوابدہ نہیں ہے. اسٹور سے پوچھو، یا پھر شخص یا فون میں، جو شخص ہے وہ کسٹمر کی شکایات کا ذمہ دار ہے. کسی بھی صحابہ کو اس شخص کی توجہ پر بھیجنا چاہئے. اگر ان کا عنوان بھی ہے تو، اس میں شامل کرنے کے لئے اس بات کا یقین کریں: "توجہ: ڈیوڈ جونز، مارکیٹنگ کے نائب صدر".
اگلا، اپنا خط لکھیں. ای میل نہ بھیجیں؛ وہ کہیں زیادہ ناپسندیدہ ہیں اور ان کے لئے سائبر اسپیس میں غائب ہوسکتا ہے. باقاعدگی سے خط بھیجیں، یا تو اپنے آپ کو یا کارپوریٹ دفاتر پر. اپنا خط مختصر اور مختصر رکھیں؛ اس صورت حال کی وضاحت کرنے کے لئے آپ کو دو صفحات سے زیادہ نہیں ہونا چاہئے.
جب آپ اپنے خط پر کام کررہے ہیں تو، صورت حال کی تفصیلات شامل کریں. بالکل وہی کہہ دو کہ، "5 مارچ کو جب میں منگل کو آپ کے اسٹور پر تھا تو Lorraine نامی ایک کیشئر مجھ پر بہت سخت تھا." اگر ممکن ہو تو، دستاویز کے اوقات. اگر یہ ایک اسٹور یا کاروبار ہے جہاں آپ کے پاس ایک شمار شدہ اکاؤنٹ ہے، جیسے ڈپارٹمنٹ اسٹور یا ڈاکٹر کا دفتر، آپ کے مباحثے میں تمام خطوط میں شامل ہے. وہ آپ کی شکایت کو منسلک کرنے کے لئے جو آپ کو اصل میں ہیں اس سے رابطہ کرنے والے اپنے خط کو پڑھائے گا.
مثبت، معتبر سر کا استعمال کریں. امکانات یہ ہے کہ آپ کا خط ایک سینئر انتظامی شخص پر جائے گا، جو آپ کی صورت حال سے ہمدردی کرے گا. دشمنوں کے مقابلے میں، اس بات کا اظہار کرتے ہیں کہ آپ معصوم شکار ہیں. یہاں تک کہ بہتر، یہ واضح کریں کہ آپ سمجھتے ہیں کہ ایسی خراب سروس کمپنی کے عام معیار نہیں ہے، اور آپ جانتے ہیں کہ ان کے کاروبار کو جانبدار طور پر آپ کو غریبانہ طور پر علاج نہیں کیا جائے گا. ان کو یاد رکھیں کہ آپ واقعی وہاں خریداری سے لطف اندوز کرتے ہیں، لیکن آپ اس بات کو یقینی بنانا چاہتے ہیں کہ وہ ممکنہ طور پر نقصان دہ کسٹمر سروس کی صورت حال سے آگاہ ہو.
آخر میں، ایک جواب کے لئے پوچھیں. ایک مقررہ وقت مقرر کریں، لیکن اسے مناسب بنا دیں. کچھ ایسی باتیں کہو، "مجھے امید ہے کہ اگلے تیس دنوں میں آپ سے واپس آنے کی امید ہے تاکہ یہ معاملہ حل ہوسکتا ہے." اگر آپ کسی شخص سے واپس نہیں سنتے تو آپ مختص کردہ وقت میں لکھتے ہیں، کال کریں یا ایک پیروی کریں خط (اس وجہ سے ایک اور وجہ کیوں کہ آپ کو خط پر ایک شخص کا نام ملنا چاہئے) بھیجنا ہے. جو بھی ردعمل ہے، چاہے یہ معافی یا اضافی مصنوعات کے لۓ بھیپن کا خط ہے، خط کو حل کرنے کے بعد ایک شے نوٹ بھیجیں. ان سادہ حکمت عملی کی پیروی کریں، اور آپ کو اپنی کسٹمر کی شکایت پر مثبت جواب دینا ہوگا.
تجاویز
-
اگر ممکن ہو تو، اس صورت حال کے بعد فوری طور پر صورت حال کو حل کرنے کی کوشش کریں. امکانات اچھے ہیں کہ کسی شخص کے مینیجر یا نگرانی سے گفتگو کرتے ہوئے آپ کو کچھ اطمینان حاصل ہوسکتا ہے. اگر سپروائزر یا اسٹور مینیجر آپ کو بات کرنے کا وقت نہیں لے گا، یا اگر وہ آپ کو مسئلہ حل کرنے سے انکار کردیں تو پھر کارپوریٹ سیڑھی کو بڑھاؤ.
انتباہ
غیر ضروری مطالبات مت کرو، جیسے، "میں چاہتا ہوں کہ میکانیک کو فائر کردیا جائے!" یا "مجھے اس کی تکلیف کے لئے معاوضہ کی توقع ہے!" جب تک کہ آپ واقعی واقعے کے ذریعے مالی طور پر نقصان پہنچ چکے ہیں، ایک سادہ معافی بالکل اچھی جواب ہے.
