آپ کے کارپوریشن کے بہاؤ کے ساتھ مکمل تعمیل کا مطلب یہ ہے کہ آپ ڈائریکٹرز کے اجلاسوں کے بورڈ پر ان قوانین کی وضاحت کرتے ہیں. اراکین نے ان اجتماعیوں پر کنٹرول کیا ہے جو بورڈ ان اجتماعوں پر لیتے ہیں، لیکن ان کے بارے میں یہ بات بہت کم ہے کہ اجلاسوں کو کس طرح آگے بڑھنا ہے. کاروباری مشاورت کارٹر میکنامارا نے یہ کہتے ہوئے کہا کہ قانونی دستاویزات کے طور پر عدالتوں کی طرف سے تشکیل کردہ اجلاسوں کے منٹ، یہ کہتے ہیں، "… اگر یہ منٹ میں نہیں ہے، تو ایسا نہیں ہوا."
مینجمنٹ مدد پر ایک نمونہ ایجنڈا کا جائزہ لینے کے ذریعہ ڈائریکٹر اجلاس کے عام بورڈ میں کیا پتہ چلتا ہے. آپ کی کمپنی کی ثقافت اور مقصد کو فٹ ہونے کے لئے یہ ایجنڈا اپنی مرضی کے مطابق بنائیں. (http://managementhelp.org/boards/minutes.htm)
کسی بھی عام طور پر بورڈ سیکرٹری کو مقرر کریں - اجلاس کے منٹ لینے کے لئے. منٹ میں میکنامہ کی طرف سے سفارش کردہ معلومات پر مشتمل ہونا چاہئے: کمپنی کے نام، اجلاس کے وقت اور وقت، جس نے اجلاس میں شرکت کی، حاضریوں کی بنا پر، مقاصد کی بنا پر، دلچسپی کے تنازعہ، ووٹ سے شراکت کو روکنے، ووٹنگ سے خیرات اور وجوہات کی وجہ سے، جب اجلاس ختم ہوگیا اور کون نے منٹ تیار کیا.
فیصلہ کرو کہ اگر کوئی کمانڈر - کم از کم اراکین کارروائی کرنے کے لئے لازمی ہے. جیسا کہ وکیل کے حقوق کے تحت سول حقوق کے لئے شکاگو کے وکیلوں کی کمیٹی نے تجویز کیا ہے کہ، بائورمم کے لئے کتنے اراکین کو لازمی طور پر تلاش کرنے کے لۓ، جریدے کو چیک کریں. زیادہ تر کارپوریشنز میں، ایک سادہ اکثریت کرے گا. مثال کے طور پر، اگر چھ موجود تھے تو دس ارکان کے ساتھ ایک بورڈ ایک کووروم ہوگا.
بورڈ کے چیئرمین کو مینیجمنٹ کی مدد سے نمونہ منٹ کے طور پر حکم دینے کے لئے ملاقات کی ہے. سیکریٹری کو حاضر ہونا چاہیے کہ بورڈ کے ممبروں کے ناموں کو بلا کر اس وقت حاضری کریں جو موجود ہیں تو بلند آواز کا جواب دیں.
پوچھو کہ پچھلے اجلاس سے بورڈ کے ارکان نے منٹ منٹ کا جائزہ لیا اور اگر تبدیلی کی تجویز کی گئی ہے. پھر دوسرے اراکین سے پوچھیں اگر وہ تبدیلیوں سے اتفاق کرتے ہیں. نوٹ کا معاہدہ اور اختلافات. پھر اس بات پر ووٹ دیں کہ تبدیلیوں کو کیا کرنا چاہئے. اگر اکثریت ووٹ جی ہاں، تو اعلان کریں کہ تبدیلیوں کو اگلے اجلاس میں تمام اراکین کو منظوری دی جائے گی.
پوچھیں کہ کمیٹی نے آخری میٹنگ کے بعد واقعے پر رپورٹ کی ہے. نوٹ کریں کہ نمونہ منٹ میکنامہ نے ایسے ممبروں کو ظاہر کیا ہے جو اجلاسوں یا واقعات کی وضاحت کرتے ہیں جنہوں نے شرکت کی ہے.
بورڈ کے اراکین نے ایک کام کو پورا کرنے کے لئے کئے گئے موشنوں پر ووٹ دیں. موشن کی مثالات گرانٹ لکھتے ہیں، چیک کی فہرستوں اور مالی بیانات کی منظوری دیتے ہیں، اور یہاں تک کہ ملازمتوں کو تحفے بھی بھیجنے کے لئے مشیر ملازمت کر رہے ہیں.
بورڈ کے اراکین کو "نیا کاروبار" یا آئندہ واقعات کی اطلاع ملتی ہے. کیا وہ کانفرنسوں میں شرکت کر رہے ہیں یا پھر دیگر حاضریوں کے بارے میں جاننا چاہئے؟ یا، کیا وہ ایک خاص مسئلہ پر مشورہ دیتے ہیں؟
اجلاس کا اعتراف کرتے ہوئے اعلان کیا گیا ہے کہ اس وقت کا اعلان کیا گیا ہے. اگلے اجلاس کی تاریخ، وقت اور مقام دیں. اس بات کی وضاحت کریں کہ بورڈ "ایگزیکٹو" سیشن میں اجلاس جاری رکھے گا جہاں غیر بورڈ کے ارکان کو اجازت نہیں ہے.
