کالنگ کابینہ عام طور پر دفتری فرنیچر کا ایک ٹکڑا ہے جو فائلوں اور دستاویزات کو ذخیرہ کرتی ہے. فلنگ کابینہ مختلف سائز میں آتے ہیں. کچھ لوگ غیر مجاز رسائی کو روکنے کے لئے تالے رکھتے ہیں، جبکہ دیگر کیبلز کسی بھی طرف سے نقل و حمل اور قابل رسائی کے لئے آسان ہیں. بڑے پیمانے پر فائلیں جیسے ہسپتالوں، قانون سازوں یا اسکولوں کے ساتھ کاروباری اداروں کو اکثر اس طرح کے الماریوں کو برقرار رکھا جا سکتا ہے جو آسانی سے نہیں جا سکے.
بنیادی باتیں
دستاویزات کو فائل کرنے کے کئی طریقے ہیں. ایک منظم نقطہ نظر کو تیار کرنے کے لئے، آپ کو اس معلومات کا تجزیہ کرنا چاہیے جو فائلوں کے اندر اندر ذخیرہ کیا جائے گا. مختلف طریقوں سے دماغ لگانا تاکہ آپ بہترین طریقہ منتخب کرسکیں. مثال کے طور پر، اگر آپ آٹوموبائل حصہ سپلائرز کا ریکارڈ رکھیں تو، آپ کمپنی کا نام کی بنیاد پر ایک حروف تہجی کا نقطہ نظر استعمال کر سکتے ہیں. آپ بھی علاقے کے ذریعہ سپلائرز کو علیحدہ کرنے کا ایک طریقہ قائم کرسکتے ہیں (مثال کے طور پر، جنوبی، مغرب، مشرقی، بین الاقوامی). اگر آپ ریپٹائل کے ریکارڈ کو برقرار رکھے جاتے ہیں تو آپ کا طریقہ ان کے سائنسی ناموں کے ذریعہ ریپبلائل کو منظم کرنا یا فائل کی تشکیل کی تاریخ میں شامل ہوسکتا ہے.
دستاویزی مینجمنٹ
ایک بار جب آپ اطمینان بخش طریقے سے ڈیزائن کرتے ہیں تو اس کو اس بات کو یقینی بنائیں کہ دوسرے لوگوں کو فائلوں کے نظام کو سمجھنے اور اس کی پیروی کی جاسکتی ہے. آپ کو بھی یہ یقینی بنانا چاہئے کہ فائلوں کو مناسب طریقے سے محفوظ کیا جاسکتا ہے، کیونکہ فائلیں نامکمل (مثال کے طور پر، لاپتہ اعداد و شمار) ہیں یا غلط طور پر ذخیرہ شدہ (مثال کے طور پر، زمرے کو نظر انداز کر دیا) اگر آپ کا سسٹم جلدی غیر مؤثر ہو جائے گا. مثال کے طور پر، اگر آپ رنگ کی طرف سے جینڈر الگ کر رہے ہیں، تو فائلوں کو بنانے والے افراد کو مردوں اور عورتوں کو فرق کرنے کے لئے یاد رکھنا ضروری ہے.
آپ کو ترقی کی توقع ہے اور ضرورت کے مطابق اضافی کابینہ یا جگہ شامل کریں. ورنہ، ریکارڈ بہت مضبوطی سے بھرے جائیں گے. یہ بھی غور کریں کہ کس طرح غیر فعال فائلوں سے فعال کیسے ہوسکتا ہے اور، اگر لاگو ہوتا ہے، غیر فعال فائلوں کو تباہ یا خراب کرنا کب.
خیالات
بہت سے کاروباری ادارے دستاویز تنظیم کے نظام کو لاگو کرتے ہیں جو اصل دستاویزات یا ہارڈ کاپیاں استعمال کرتے ہیں. تاہم، ایک نیا دائرہ دار نظام بنانے سے پہلے آپ کو مجازی اختیارات تلاش کرنا چاہئے. مثال کے طور پر، آپ ایک سوفٹ ویئر پروگرام اور ان پٹ ڈیٹا خرید سکتے ہیں یا کسی اندرونی یا ویب پر مبنی سرور. یہاں تک کہ اگر آپ کے پاس فی الحال فائل موجود ہے تو، آپ ڈیجیٹل یا ویب پر مبنی اسٹوریج کی ممکنہ لاگت کی بچت اور کارکردگی کے ساتھ ڈیٹا منتقل کرنے کے وقت اور قیمت کا اندازہ کرنا چاہئے. قانون سازی جو انجکشن کیس مینجمنٹ سوفٹ ویئر کا استعمال کرتی ہے وہ کافی وقت کے منتقلی کے اعداد و شمار کو خرچ کرسکتا ہے، لیکن ایک بار جب نظام بے شمار فوائد کی مکمل طور پر کام کرتی ہے تو، دور دراز مقامات سے فائلوں تک رسائی حاصل کرنے کی صلاحیت موجود ہے.
