ایک کاروباری سامعین کے لئے لکھنا ایک دوست کو ایک خط لکھنا جیسا نہیں ہے. خط کا مقصد مختلف ہے - عام طور پر، آپ کو کسی خاص کارروائی کو انجام دینے کے لئے مخصوص معلومات یا کسی سے پوچھا جائے گا - اور فارمیٹنگ اور سٹائل کے بارے میں کچھ توقعات موجود ہیں. اکثر، ایک کاروباری خط کا پہلا تاثر ہوگا جسے آپ کسی کو بناؤ، لہذا یہ صحیح کرنا ضروری ہے.
کاروباری خط کیا ہے؟
ایک کاروباری خط ایک خط ہے جس میں تنظیم کسی تنظیم یا کسی تنظیم اور اس کے گاہکوں، سپلائرز اور دیگر جماعتوں کے درمیان مطابقت رکھتا ہے. آپ کے کام کے ایک حصے کے طور پر لکھنا ایک خط کاروباری خط کے طور پر قابلیت دے گا، لیکن پیشہ ورانہ سیاق و سباق میں کاروبار، تنظیم، کمیونٹی گروپ یا انفرادی طور پر آپ کو بھیجنے والے کسی بھی خط اس زمرے میں بھی گر جائیں گے. بنیادی امتحان میں سے ایک مواد ہے: کیا آپ وصول کرنے والے کو آپ کے ساتھ کام کرنے میں دلچسپی رکھتے ہیں کیونکہ یہ ان کی کام کی زندگی کو متاثر کرتی ہے؟ اگر ایسا ہو تو، آپ کا خط کاروباری خط کے طور پر قابلیت ہوگی.
آپ کو بزنس خط لکھنے کی ضرورت کیوں تھی
کاروباری اداروں کو گاہکوں، گاہکوں، سپلائرز اور ذیلی ہولڈرز کو اہم معلومات فراہم کرنے کے لئے لکھتے ہیں. مثال کے طور پر، وہ ایک کارخانہ دار سے سامان آرڈر کرسکتے ہیں، ان کے حکم کی حیثیت کے بارے میں ایک گاہک کو اپ ڈیٹ کرسکتے ہیں، کمپنی کی شرائط و ضوابط میں اہم تبدیلیوں کی وضاحت کریں، جو کچھ بھی پیدا ہو چکا ہے، اس کی شناخت یا خرابی سے آگاہ کریں. بہت سے کاروباری خطوں میں ایک کال کرنے کی کارروائی شامل ہوگی، یہ ہے کہ، خط کو مخصوص معلومات یا وصول کنندہ سے جواب دینے کی درخواست کرے گی.
جب واضح اور پیشہ وارانہ انداز میں لکھنے کی ضرورت ہوتی ہے تو افراد کاروباری خط کی شکل منتخب کرتے ہیں. مثال کے طور پر ایک نوکری کا اطلاق، احاطہ خط، شکایت کا خط، استعفی کا خط، حوالۂ خط، رسمی مصروفیت کو قبول یا کم کرنے یا کاروبار سے متعلق معلومات کی درخواست کو دوبارہ شامل کرنا شامل ہے. کیا یہ خط عام طور پر ہے توقع ہے کہ آپ اپنی تحریری سٹائل میں تخلیقی یا تشخیص کے بجائے آپ کو منفرد اور مخصوص ہوسکتے ہیں.
کاروباری خط کے لئے شکلیں
امریکہ میں کاروبار چار عام خط فارمیٹس میں سے ایک کا استعمال کرتے ہیں، جو ذیل میں درج ہیں. ان میں سے، بلاک سٹائل سب سے زیادہ مقبول ہے.
بلاک خط کی شکل: ایک بلاک خط سٹائل کے ساتھ، تمام متن بائیں مارجن کے ساتھ پھینکنا ہے. آپ خط مرتب کریں گے تاکہ لائن متن واحد جگہ ہے اور پیراگراف ڈبل سپائیڈ ہیں. مارگ عام طور پر معیاری ایک انچ کی ترتیب ہے، اگرچہ بعض کاروباری اداروں کو اس کے گھر کی طرز کو ایڈجسٹ کرنے کے لئے مختلف ہوتی ہے.
نیم بلاک خط کی شکل: سیمی بلاک بلاک کی شکل کی ایک جیسی ہے، اس سے محفوظ رکھیں کہ ہر پیراگراف کی پہلی لائن انفرادی ہے.
متبادل بلاک خط کی شکل: یہ شکل اس طرح کے بلاک فارمیٹ کے مطابق ہے کہ تاریخ، تعریفی اختتام ("مخلص") اور مصنف کے نام، عنوان اور دستخط صفحے کے دائیں جانب ظاہر ہوتا ہے. جب تک آپ خط کا نشان استعمال نہیں کر رہے ہیں، جب تک مصنف کا واپسی پتہ بھی دائیں جانب دکھائے گا.
آسان حروف کی شکل: بلاک کی شکل پر ایک اور تبدیلی، آسان طرز عمل افتتاحی سلامتی ("محترمہ مسٹر سمتھ:") پر قابو پاتا ہے. اس فارمیٹ کو منتخب کریں جب آپ کے پاس وصول کنندہ کا نام نہیں ہے.
کاروباری خط میں وصول کنندگان کو کیسے پتہ چلتا ہے
ایک وصول کنندہ کو ایک کاروباری خط سے خطاب کرتے ہوئے نسبتا براہ راست ہے. صرف صفحے کے بائیں طرف پر اندرونی ایڈریس بلاک پر وصول کنندہ کا نام اور پتہ لکھیں. اپنے خط پر سلامتی کے ساتھ کھولیں: "محترم محترم / مسز / محترمہ. ضمنی:" یا "عزیز سر / مدام:" سلامتی کے اختتام پر کالونی نوٹ کریں - صرف ایک ذاتی خط یہاں ایک کما استعمال کرتا ہے؛ ایک کاروباری خط ہمیشہ کالونی کا استعمال کرتا ہے.
اگر آپ وصول کنندہ کے ساتھ پہلے نام کے شرائط پر موجود ہیں تو یہ شخص کا پہلا نام لکھنا قابل قبول ہے، مثال کے طور پر، آپ نے کئی مرتبہ ملاقات کی ہے اور اس شخص کو اچھی طرح معلوم ہے. اس معاملے میں، آپ کی سلامتی پڑھ گی، "عزیز جوزف:" تاہم، پہلے نام کا پہلا نام تک فوری طور پر نہ پہنچیں؛ یہ بدنام سمجھا جاتا ہے.
اسی خط میں متعدد وصول کنندگان کو ایڈریس کرنے کے لئے، مندرجہ ذیل اختیارات میں سے ایک کو منتخب کریں:
جہاں وصول کنندگان اسی مقام پر کام کرتے ہیں: اندرونی ایڈریس بلاک میں ایک کمپنی کے ایڈریس کے بعد ہر وصول کنندگان کے عنوان، نام اور اختیاری عنوان لکھیں. سلامتی کے لئے، ہر وصول کنندہ کے نام کی فہرست اسی آرڈر میں درج کریں کیونکہ وہ ایڈریس میں موجود ہیں.
مثال:
محترمہ سوفیا پرویکٹر، سی ای او مسٹر مارٹن برین، سیلز ڈائریکٹر ڈاکٹر ریگن کولسن، مارکیٹنگ مینیجر ABC لمیٹڈ ٹاؤن سٹریٹ ٹاؤنسول، کینٹکی 395494
عزیز محترمہ پرویکٹر، مسٹر بائین اور ڈاکٹر کوولسن:
جہاں وصول کنندگان مختلف پتے پر کام کرتے ہیں: ہر وصول کنندہ کو اس کا اپنا خط ملنا چاہئے لہذا آپ کو اسی مواصلات کی ایک سے زیادہ کاپی تیار کرنے کی ضرورت ہوگی. بند کرنے کے بعد کاربن کاپی تشریح کا استعمال کریں - "سی سی:" - دیگر وصول کنندگان کے ناموں کی فہرست. تشریح کی اجازت دیتا ہے ہر وصول کنندہ کو معلوم ہے کہ دوسرے وصول کنندگان کون ہیں.
مثال:
محترمہ سوفیا پرویکٹر، سی ای او ABC لمیٹڈ ٹاؤن سٹریٹ ٹاؤنسول، کینٹکی 395494 عزیز محترمہ پروٹر خط کا جسم مخلص، جین ڈو سی سی: مسٹر مارٹن برین، سیلز ڈائریکٹر، ڈاکٹر ریگن کولسن، مارکیٹنگ مینیجر
جب بہت سے وصول کنندگان ہیں: جب آپ بہت سے وصول کنندگان کو لکھ رہے ہیں، جیسے بورڈ کے رہنما کے ارکان، ایک خط لکھنا مناسب ہے اور اس کو مجموعی طور پر ایڈریس کریں. سلامتی کو لوگوں کے جسم کا بھی حوالہ دینا چاہئے، مثال کے طور پر "پیارے سیلز ڈپارٹمنٹ" یا "پیارا کمیونٹی کے تعلقات کی ٹیم". خط کے اختتام پر ایک تقسیم کے بلاک کا استعمال کریں انفرادی گروپ کے اراکین کو لکھیں جس کو خط پڑھنا چاہئے.
مثال:
بورڈ آف ڈائریکٹرز ABC لمیٹڈ ٹاؤن سٹریٹ ٹاؤنسول، کینٹکی 395494 بورڈ کے پیارے ممبران: خط کا جسم مخلص، جین ڈو ڈسٹریبیوش: محترمہ سوفیا پرویکٹر مسٹر مارٹن برین ڈاکٹر ریگن کولسن مسز الزبتھ میجیا پروفیسر زین ورگاس مسٹر کوہن اینڈرسن
بزنس خط کے مختلف حصوں
چاہے آپ بلاک فارمیٹ یا کسی دوسرے سٹائل کا استعمال کر رہے ہو، آپ کے کاروباری خط میں مندرجہ ذیل حصوں پر مشتمل ہونا چاہئے:
خط کا نشان یا واپسی کا پتہ: کاروباری طور پر عام طور پر چھپی ہوئی کاغذ کا استعمال کرتے ہیں، جس میں شیٹ کے سب سے اوپر ایک خصوصی طور پر ڈیزائن کردہ علامت (لوگو) یا خطوط کا نشان بھی شامل ہے. خط خطہ تنظیم کے ایڈریس اور رابطے کے بارے میں تفصیلات بیان کرتا ہے. اگر آپ خط کا نشان استعمال نہیں کر رہے ہیں تو، آپ کے نام اور پتے کے خط کے اوپر بائیں طرف کونے میں لکھیں. یہ قابل قبول ہے، لیکن واجب نہیں، آپ کے ٹیلی فون نمبر اور ای میل ایڈریس شامل کرنے کے لئے اگر یہ وصول کنندہ کیلئے مددگار ثابت ہو.
تاریخواپسی ایڈریس کے فورا بعد فوری طور پر ایک ماہانہ سال کی شکل میں تاریخ لکھیں. چونکہ دوسرے ممالک کو روزانہ مہینے کی شکل کا استعمال کرتے ہیں، نمبر فارم کے بجائے لفظ میں ٹرانسمیشن کی طرف سے الجھن سے بچنے کے لئے - "28 جون، 2018."
پتے کے اندروصول کنندہ کا نام، کمپنی کا نام، ایڈریس اور زپ کوڈ لکھیں. اگر مناسب ہو تو نوکری کا عنوان شامل کریں. معیاری سٹیشنری کا استعمال کرتے وقت ہمیشہ بائیں مارجن میں اندرونی پتہ ہمیشہ سیدھا کریں. اس کا مطلب یہ ہے کہ ایڈریس تین لوازمات میں جب لفافے کی کھڑکی میں حاضر ہوجائے گی.
سلاممندرجہ ذیل بیان کے طور پر سلامتی کے بعد ایک کالونی کا استعمال کرنا یاد رکھیں.
موضوع لائن: اختیاری موضوع کی لائن کو شامل کرنا وصول کنندہ کو اس بات کو سمجھنے میں مدد ملتی ہے کہ یہ خط جلد ہی کیا ہے. یہاں ایک مثال ہے:
محترمہ فلپس:
ملازمت درخواست پیک کے لئے درخواست
جسم: یہ ربڑ سڑک سے ملتا ہے. ایک مختصر بیان کے ساتھ شروع کریں جو بیان کرتی ہے کہ آپ پیراگراف کی ایک سلسلہ کے بعد لکھتے ہیں کیوں کہ اس معاملے میں مسئلہ کی طرف اشارہ کرتے ہیں. خط مختصر رکھیں. زیادہ سے زیادہ کاروباری خطوط کے لئے دو سے پانچ پیراگراف مثالی ہیں.
تعبیر قریبآپ کے کاروباری خط کو دور کرنے کے لۓ مختلف اختیارات ہیں. یہاں کچھ مثالیں ہیں:
- آپ واقعی میں،
- مخلص،
- آپ کا مخلص،
- احترام سے تمہارا،
- سنجیدہ طور پر،
- نیک خواہشات،
دستخطاپنے نام اور کام کا عنوان پرنٹ کریں، آپ کے ٹائپ کردہ نام اور معتبر قریب کے درمیان ایک جگہ چھوڑ کر. آپ اپنے نام اس جگہ میں سائن ان کریں گے.
ملفوظات اور کاربن کاپیاںایک سی سی میں شامل کریں: اگر آپ کسی دوسرے کو خط کی کاپیاں بھیج رہے ہیں. اگر کسی بھی دستاویز کو خط کے ساتھ منسلک کیا جاتا ہے تو، "انکشاف" یا "Encl." لکھیں. دستخط بلاک کے نیچے.
کاروباری خط کا جسم کیسے لکھنا
جو بھی آپ کے کاروباری خط کا مقصد ہے، وہ واضح اور جامع خط کے جسم کو برقرار رکھنے کے لئے ضروری ہے. سمجھیں کہ آپ کا وصول کنندہ مصروف ہے اور اس کے ذریعہ سکیم کا امکان ہے. اپنے خط کو منطقی پیراگراف میں تشکیل - فی پیراگراف ایک خیال - لہذا وصول کنندہ کو فوری طور پر نچلے حصے میں حاصل ہوسکتا ہے.
تاہم، اس کا مطلب یہ ہے کہ اس کا کوئی مطلب نہیں. آپ کو ایک سفارتی اور پیشہ ورانہ سر کے لئے کوشش کرنا ضروری ہے. دو مثالیں ملاحظہ کریں:
احتیاط سے غور کے بعد، میں نے دوسری کمپنی میں مقام کو قبول کرنے کا فیصلہ کیا ہے. میں کمپنی ABC میں کام کرنے جا رہا ہوں.
دوسرا ورژن جامع ہے، لیکن یہ بہت براہ راست اور غیر ضروری طور پر سر میں سخت ہے. یہ قاری کو بدنام کر سکتا ہے. پہلی مثال، جبکہ کم مصیبت، زیادہ احترام ہے.
ایک بار جب آپ نے خط کے جسم میں آپ کے پوائنٹس بنائے ہیں، ایک کال سے ایکشن کے ساتھ ختم، ایک مختصر بیان جو بیان کرتا ہے کہ آپ اب کیا کرنا چاہتے ہیں. یاد رکھیں، آپ کا قارئین مصروف ہے. اس کے بارے میں اندازہ نہیں چھوڑو کہ وہ کیا کرنا چاہئے. یہاں کچھ مثالیں ہیں:
اگر آپ اس تجویز سے اتفاق کرتے ہیں تو، 31 مئی تک مہربان جواب دیں. اگر آپ XYZ کی خدمات کو کامیابی سے استعمال کرتے ہیں ان لوگوں کے لئے رابطے کی معلومات چاہیں تو، براہ مہربانی مجھے جین ڈاون. میں ای میل کریں.
آواز اور زبان کے لئے اختیارات
بزنس خط کی زبان ایک مطابقت مند، بات چیت کی طرز سے مختلف ہوتی ہے جو قانونی مباحثے میں پایا جانے والی ہائپر رسمی، تکنیکی انداز میں ہے. سب سے زیادہ مؤثر کاروباری خطوط ان دو انتہاپسندوں کے درمیان ایک توازن کا سامنا کرتے ہیں. اگرچہ کاروباری خطوط زیادہ وقت سے زیادہ رسمی طور پر بن گئے ہیں، لکھتے ہیں کہ بہت آرام دہ اور پرسکون ہوسکتا ہے جیسے غیر نفسیاتی اور بدنام ہو. دوسری جانب، زیادہ تر رسمی طور پر لکھنے، قارئین کو الگ کرسکتے ہیں جو آپ کی صنعت کی مخصوص زبان، اصطلاحات اور جمہوریت کو سمجھ نہیں سکتے ہیں. تمام تحریر کے طور پر، آپ کو سامعین کو سر سے ملنا ضروری ہے. یہ آپ کو آپ کے منتخب کردہ سٹائل سے متعلق بہت سارے دائرے فراہم کرتا ہے.
جب تک کہ آپ خاص طور پر رسمی طور پر صنعت جیسے بینکنگ کے شعبے میں کام نہیں کرتے، آپ کو "رسمی" ختم کرنے کے بجائے "ختم" کی بجائے "ختم" بجائے "ختم" بجائے "شروع" بجائے روزانہ الفاظ استعمال کرنے کی کوشش کرنا چاہئے. "کوشش کریں." یہ سادہ لگ رہا ہے متنازعہ لگ رہا ہے کیونکہ زیادہ تر لوگوں کو طویل اور زیادہ پیچیدہ لفظوں کے ساتھ پیشہ ورانہ الفاظ سے متعلق ملتا ہے. تاہم، وضاحت کلیدی ہے. یہ بہت زیادہ اہم ہے کہ آپ کے وصول کنندہ اپنے خط کو اپنے برعکس الفاظ کو ظاہر کرنے کے مقابلے میں کم از کم کوشش کے ساتھ سمجھتے ہیں.
کنکشنز سے بچیں جیسے "میں ہوں،" "نہیں" اور "نہیں" تک جب تک کہ وہ آپ کی کمپنی کی گھر کی سٹائل کی خاص خصوصیت نہیں رکھتے. بات چیت کو کھولنے کے لئے کچھ کمپنیوں کو زیادہ غیر رسمی آواز کا استعمال کرنے کی ترجیح دیتے ہیں. دوسروں کے بجائے ایک رسمی سر پر ہڑتال کرے گی. مطابقت کلیدی ہے. اگر آپ کسی دوسرے پر تحریری طرز کو پسند کرتے ہیں، تو اس تنظیم میں اپنی طرز انتخاب کو بات چیت کرنے کا یقین رکھو اور اس بات کا یقین کر لیں کہ سب ایک ہی سٹائل گائیڈ پر عمل کررہے ہیں.
کاروباری خط کا مثال
یہ سب ایک ساتھ ڈال کر، یہاں بلاک فارمیٹ میں مختصر کاروباری خط کا ایک مثال ہے:
مسٹر کرٹ O'Ryan ABC لمیٹڈ ٹاؤن سٹریٹ ٹاؤنسول، کینٹکی 395494 11 جنوری، 2018 پیارے مسٹر O'Ryan: ہمارے ٹاؤنسیل "وائلڈ بڑھنے" کمیونٹی کے فروغ کے پروگرام میں آپ کی فعال حمایت کے لئے میں ایک بار پھر آپ کا شکریہ ادا کر رہا ہوں. آپ کی رائے، آپ کے تعمیری تنقید اور آپ کا قیمتی تجربہ اس منصوبے کے کامیاب عمل میں اہم کردار ادا کرتا ہے. ہم نے ابھی ہماری پیروی کی منصوبہ بندی کے لئے مکمل فنڈ موصول ہو چکا ہے، جس میں مستحق طور پر "آپ کے دروازے پر فطرت". اگر آپ اس منصوبے میں اپنے تعاون کو جاری رکھنا چاہتے ہیں تو ہم خوش ہوں گے. ہم یقینی طور پر آپ کی بصیرت اور مہارت کا استعمال کرسکتے ہیں. میں ایک چھوٹا سا بروشر ہے جو آپ کے پیش نظر کی تجویز کی وضاحت کرتا ہے. میں آپ کے ساتھ مل کر اپنے اگلے مرحلے پر بات چیت کرنے کے لئے ملنا چاہتا ہوں اور ملاقات کے شیڈول کے لۓ اگلے ہفتے اپنے دفتر کو کال کریں. آپ کے غور سے پہلے پیشگی شکریہ. آپ کا مخلص، جین ڈو Encl:
