کوئی بھی برے خبر دینے کے لئے پسند نہیں کرتا، خاص طور پر ملازمین کو. تاہم، جب کاروبار نیچے آتا ہے، تو اکثر اکثر لوگوں کو دور کرنا یا گھنٹوں کو کم کرنا ضروری ہے. یہ پیغامات ایک خط میں لکھنے کے لئے خاص طور پر مشکل ہیں کیونکہ یہ محسوس ہوتا ہے کہ آپ حقیقت سے متعلق باتیں کیسے کرتے ہیں، وصول کنندگان ناراض اور پریشان ہو جائیں گی. خوش قسمتی سے، کچھ منصوبہ بندی کے ساتھ آپ اس خط کو لکھ سکتے ہیں جو ملازمین کو آسانی سے آسان بناتے ہیں اور انہیں اپنے گھنٹوں کو کم کرنے کے فیصلے کی سخت فطرت کو سمجھنے میں مدد ملتی ہے.
تاریخ ٹائپ کریں. ایک جگہ چھوڑ دو اگر آپ ہر فرد کے ملازم کے لئے ایک خط کو ذاتی بناتے ہیں تو، آپ کے لفظ پروسیسنگ پروگرام میں میل ضم تقریب کو نام اور پتے کو شامل کرنے کے لئے استعمال کریں. متبادل طور پر، آپ ذاتی طور پر کاپی بنانے کے لئے مکمل طور پر اندرونی ایڈریس کو ختم کر سکتے ہیں اور اگر آپ کے پاس صرف بہت سے ملازمین ہیں تو ایک عام خط لکھیں.
"پیارے (ملازم کا نام درج کریں) ٹائپ کرکے خط کھولیں" کے بعد ایک کالونی. اگر آپ ایک عام خط لکھ رہے ہیں تو، "کالا ویلنٹین ملازم" ٹائپ کریں جس کے بعد ایک کالونی.
پس منظر فراہم کرکے خط شروع کریں. وضاحت کریں کہ کمپنی پیسے کھو رہی ہے اور آپ کو کمی سے مقابلہ کرنے کے لئے کیا کرنا ہے. واضح زبان میں لکھیں لیکن کافی تفصیل میں لکھیں تاکہ ملازمین کو سمجھیں کہ کمپنی مشکل وقت سے چل رہی ہے. پہلے پیراگراف میں کم گھنٹوں کا ذکر نہ کریں، کیونکہ ملازمتیں شاید پڑھنے سے روکیں گے اور آپ صورت حال کی وضاحت کرنے یا ان کی نیکی کو برقرار رکھنے کی کوشش کو کھو دیں گے.
دوسرے پیراگراف میں گھنٹے میں کمی کی وضاحت کریں. کام کی بات کرو. کارکنوں کو ہر ہفتے کھو جانے کا کتنے گھنٹے لگ سکتا ہے؟ جب لاگو ہو تو وہ اپنے عام شیڈول میں کب واپس جائیں گے؟ ملازمتوں کا بہت سے سوالات ہوں گے اور ان سے خطاب کرتے ہیں اب دفتر میں الجھن اور ٹیلی فون کالز کو روکنے میں مدد ملے گی.
اچھی خبریں، اگر کوئی. مثال کے طور پر، اگر آپ کسی کو بند کرنے سے بچنے کے لئے گھنٹوں کو کم کر رہے ہیں تو یہ بتائیں. اگر آپ کی حکمت عملی ہے کہ آپ سوچتے ہیں کہ آپ کا کاروبار جلد ہی سیاہ میں مل جائے گا تو، ملازمتوں کو آپ کی خوشحالی کا احساس ہے. یہاں تک کہ اگر اچھی خبر نسبتا معمولی ہے تو، یہ ملازم کی مدد کرے گی کہ آپ کو دل میں ان کی اپنی دلچسپی ملے.
آخری پیراگراف میں کارروائی کی اطلاع دیں. اگر ملازمین کو اس طرح کچھ کرنے کی ضرورت ہے تو اضافی کاغذی کام بھرنے کے لۓ انہیں بتائیں. اس مشکل عمل میں آپ کے ساتھ برداشت کرنے کا شکریہ.
