عزم کا ایک خط ایک سرکاری معاہدے ہے جو کاروبار، غیر منافع بخش یا ریسرچ تنظیم کو مادی معاونت فراہم کرے گا. کاروباری دنیا میں عزم کے خطوط عام طور پر فنانس یا قرض فراہم کرنے کے وعدوں کی وضاحت کرتی ہیں، جبکہ غیرقانونی تنظیموں کو وہ عام طور پر تعاون، شراکت داری یا مال کی حمایت کے دیگر شکلوں میں وعدوں کی طرف اشارہ کرتے ہیں. چاہے آپ کسی کاروبار کو فنانس دینے یا کسی غیر منافع بخش کمیونٹی گروپ کی حمایت کرنے کے لئے عزم بنا رہے ہیں، آپ کو کاروباری خطوط کے کسی بھی سنگین ٹکڑے کے طور پر، آپ کو اپنے خط کا عزم یقینی بنانے کی ضرورت ہے - جامع، واضح اور سفارتی ہے.
اپنی معلومات کا جائزہ لیں. آپ کے عزم کا خط آپ کے تعاون کے بارے میں پہلے سے اتفاق کردہ تمام بیانات (جیسے قرضے، شیڈول اور احتساب منصوبہ بندی کی رقم) کی طرف اشارہ کرے گا، لہذا اس بات کا یقین کریں کہ آپ کی تمام متعلقہ معلومات موجودہ ہے. آپ کا خط صرف پہلے ہی دونوں جماعتوں کی جانب سے متفق ہونے والے شرائط کو بیان کرنا چاہئے. شرائط و ضوابط کو شامل یا نظر ثانی کرنے کے لئے خط کا استعمال نہ کریں.
اپنے معاہدے کی بنیادی شرائط کی شناخت کریں. آپ کے خط کا افتتاح آپ اور دیگر تمام جماعتوں کو معاہدے میں ملوث، ساتھ ساتھ آپ کے عزم کے بنیادی شرائط اور مقاصد کی شناخت کرنی چاہئے. اگر آپ کسی منصوبے یا کاروبار سے فنڈز کر رہے ہیں، تو رقم کی وضاحت کریں. اگر آپ کسی دوسرے قسم کی معاونت یا تعاون سے کام کر رہے ہیں، تو آپ اس قسم کی مدد کی مختصر وضاحت کرتے ہیں جو آپ فراہم کرینگے.
معاہدے میں آپ کی کردار اور ذمہ داریوں کا تعین کریں. کام کی بات کرو. اس بات سے کہو کہ آپ کا کردار کیا ہے اور ذمہ داریوں کی اپنی حد بیان کرتی ہے. اگر آپ فنڈز فراہم کر رہے ہیں تو، ادائیگی کے شیڈول کے ساتھ ساتھ اس صورت میں عدم استحکام کے منصوبوں کی وضاحت کریں کہ آپ اپنی عزم کو پورا نہیں کرسکتے. اگر آپ غیر منافع بخش یا ریسرچ تعاون کے عزم کو حتمی شکل دے رہے ہیں تو، اپنی عین ذمہ داریاں (جیسے خدمات یا سہولیات فراہم کرنے کی منصوبہ بندی کرتے ہیں) کی وضاحت کریں اور جن میں آپ یا آپ کے تعاون سے تعاون ہو گی وہ کردار ادا کرے گی.
اپنا خط صاف اور جامع رکھیں. کچھ ذرائع سے پتہ چلتا ہے کہ ارادے کے تجارتی حروف ایک صفحے تک محدود ہوتے ہیں. کچھ صورتوں میں، مؤثر خط ایک پیراگراف کے طور پر مختصر ہوسکتے ہیں.
سنجیدگی سے رہو اگر آپ غیر منافع بخش ادارے کے عزم کا خط لکھنے لکھ رہے ہیں، تو یہ خیال رکھنا چاہیے کہ آپ کے خط کو دوسرے اداروں کی طرف سے دیکھا جا سکتا ہے جو اس تنظیم کی معاونت یا نگرانی کرتا ہے، لہذا اس گروپ کے ساتھ کام کرنے کے لئے اپنے وجوہات کو صاف کرنے کے لئے اس بات کو یقینی بنائیں.اس گروپ کے ساتھ آپ کے سابقہ تعاون کا بھی ذکر کریں. یہ آپ کی تصویر، اور آپ کے ساتھیوں کو، غیر منافع بخش کے دیگر حامیوں کی طرح، فنانس سازی اداروں کی نظر میں مضبوط کرے گا.
