کسی بھی کاروبار کے لئے انوائس کی توثیق ضروری ہے؛ اس میں موصول ہوئی ہے یا موصول ہونے والی رقم کے ساتھ موصول یا بل والے کراس چیکنگ کے الزامات شامل ہیں.زیادہ تر اکاؤنٹنگ نظام خود کار طریقے سے ہیں، لیکن ایسے وقت ہوتے ہیں جب انوائسس کو دستی طور پر درست کرنے کے لئے ضروری ہوسکتا ہے. چھوٹے کاروباری اداروں کو دستی طور پر تمام انوائسوں کی توثیق کرسکتے ہیں، جو اس وقت تک کام کرتا ہے جب ملازم بے بخیر کو کم کرنے کے لئے چیک اور بیلنس کا نظام موجود ہے.
آنے والی انوائس
ایک ملازم کو انوائسوں کو مرتب کرنا چاہئے جیسا کہ وہ آتے ہیں، وہ بیچنے والے کو علیحدہ کریں اور انفرادی طور پر انفرادی اکاؤنٹ کے انچارج کو ملازمین کو ذاتی طور پر یا ان کی تصدیق کریں. چاہے انوائس درست ہے کئی عوامل پر منحصر ہے، لہذا یہ ضروری ہے کہ وہ ہر ایک درست مقام پر ختم ہوجائیں. ایک ملازم پھر ہر چیز کی جانچ پڑتال کرنا چاہیے، بل ریکارڈ کریں اور ادائیگی کے لئے انوائس آگے بڑھاؤ. انوائس کو درست کرنے کیلئے ذمہ دار افراد کو ادائیگی کے لئے فنڈز تک رسائی حاصل نہیں ہونا چاہئے.
باہر جانے والے انوائس
میلنگ سے پہلے تمام باہر جانے والی رسید کی جانچ پڑتال کی جانی چاہئے. جبکہ ایک فرد یا ڈیپارٹمنٹ اشیاء میں داخل ہونے کے لئے ذمہ دار ہوسکتی ہے، بشمول سیلز اور سروس کے الزامات، مختص مزدور اخراجات اور کسی خاص کام کے لئے استعمال ہونے والے کسی بھی مواد اور سامان شامل ہیں. ہر بلوائس کو درست بلنگ کے ذریعے کسٹمر اطمینان بڑھانے اور انوائس اصلاحات کی وجہ سے لیبر کے اخراجات کو کم کرنے کے لئے منسلک کسٹمر اکاؤنٹ کے ساتھ کراس چیک کریں.
ادائیگی
ایک بار جب انوائس کو منظور کیا گیا ہے تو وہ انفرادی یا ڈیپارٹمنٹ کو ادائیگی کی پروسیسنگ کے لئے منتقل کردیے جاتے ہیں. یہ بالکل ضروری ہے کہ انوائس کو درست کرنے کے لئے ذمہ دار فرد ادائیگی کے فنڈز تک رسائی نہیں رکھتے. چیک اور بیلنس کا یہ نظام اس بات کا یقین کرتا ہے کہ ملازمین کو چیک کرنے، غیر موجودگی یا جعلی رسید ادا کرنے کا موقع نہیں، یا دوسرے بے معنی طریقوں کو پورا کرنے کا موقع نہیں ہے.
بیانات
جب بیانات آتے ہیں یا بھیجے جاتے ہیں، تو وہ ہر گاہک یا وینڈر انوائس کے ساتھ صداقت کو یقینی بنانے کے لئے کراس چیک کریں. سخت طریقے سے دستی بنیاد پر کام کرنے والے کاروباری اداروں کو ایک موثر فائل بنانے کا نظام نافذ کرنے کی ضرورت ہے؛ اگر ضرورت ہو تو کسٹمر یا وینڈر کے نام کے تحت درج تمام انوائس کا کاپی ہونا ضروری ہے. جب بیانات آتے ہیں تو، ایک علیحدہ فرد یا محکمہ اس بات کی توثیق کرنی چاہئے کہ ہر چارج اور ادائیگی اس بیان پر درست طریقے سے ظاہر ہوتی ہے. انوائس اور ادائیگی کے محکموں سے بیان کی توثیق ڈیپارٹمنٹ کو علیحدہ کرنے کو مزید درستگی کو یقینی بناتا ہے اور بیکار رویے کو روکتا ہے.
