ملاقاتیں منٹ میں شرکاء کا ایک منظم ریکارڈ اور موضوع پر تبادلہ خیال کردہ موضوعات ہیں. منٹس بات چیت اور فیصلوں کے مفید حوالہ کے ساتھ ساتھ داخلی سفارشات کے لئے ایک معاون دستاویز کے طور پر کام کرتی ہیں.
شامل اشیاء
میٹنگ منٹ کے افتتاحی شرکاء کی ایک فہرست بھی شامل ہے. یہ میٹنگ کی تاریخ، وقت اور ترتیب بھی یاد کرتی ہے. جیسا کہ ملاقات کے ساتھ جاتا ہے، بحث بحث کے لئے پیش کی جاتی ہے، اور بعض اوقات ووٹنگ یا فیصلہ کیا جاتا ہے. تعاقب منٹ ہر موضوع میں مصروف شرکاء کا حوالہ دیتے ہیں. منٹس بھی بحث کے لئے پیش کردہ نظریات کو نوٹ کرتے ہیں اور ہر کلیدی سوچ کو پیش کیا. ہدایت کے اقدامات کے ساتھ ساتھ ووٹس یا فیصلے، منٹ میں بھی شامل ہیں.
اجلاسوں کی اقسام
غیر رسمی کام گروپ یا کمیٹی کے اجلاسوں میں شرکاء اکثر اپنے ہی نوٹ لے جاتے ہیں. ایک رکن بھی دوسرے شرکاء کو میٹنگ کا ایک جائزہ بھی تقسیم کر سکتا ہے. تاہم، منظم اور منظم میٹنگ منٹ عام طور پر صرف رسمی اجتماعی اجتماع کے لئے استعمال کیا جاتا ہے. عام طور پر تنظیم سازی کمیٹی کے اجلاسوں، بورڈ کے اجلاسوں، سرکاری ایجنسیوں یا دفتر کے اجلاسوں اور عوامی اجلاسوں کے لئے منٹوں میں رکھا جاتا ہے. ایک سیکریٹری یا انتظامی عملہ شخص عام طور پر نوٹ لیتا ہے اور منٹ تیار کرتا ہے.
حوالہ استعمال
کام گروہوں یا کمیٹیوں کے اراکین اکثر ایک مفاہمت کے طور پر میٹنگ منٹ استعمال کرتے ہیں. منٹ ہر شخص کو ہدایت دیتا ہے کہ ان کے کردار پر عملدرآمد کرنے میں ملوث فیصلے کئے جائیں. باہمی تعاون سے متعلق ترتیبات میں، منٹوں میں رہنماؤں کی مدد سے ہر فرد کو ان کے کردار کے لئے ذمہ دار ہے. اگر ٹیم ٹیم کے کسی اتفاق شدہ کارروائی کو ناکام بنانے میں ناکام ہو تو، وہ رہنما کی طرف سے تعبیر کر سکتا ہے. حکومت یا عوامی تنظیم کے اجلاسوں کے منٹ سرکاری اداروں کے ذمہ داریاں بھی پورا کرتی ہیں تاکہ وہ ان لوگوں کو معلومات فراہم کرسکیں جو ان کی خدمت کرتے ہیں اور سرکاری کاروبار کا ریکارڈ فراہم کرتے ہیں.
دستاویزی استعمال
کچھ معاملات میں، ملاقاتوں کے منٹ بھی سپورٹ دستاویز کے طور پر استعمال کیے جاتے ہیں. تنظیمی کمیٹیوں اکثر مسائل، قراردادوں اور اعمال پر بحث کرتے ہیں، اور پھر ایک بڑے بورڈ یا جسم میں باقاعدہ سفارش کرتے ہیں. کمیٹی اکثر کمیٹی کی طرف سے مصروف بات چیت کو ظاہر کرنے کے لئے جمع کرانے کے ساتھ منسلک ہوتے ہیں. ایک کالج میں، مثال کے طور پر، اسکولوں یا تعلیمی پروگرام کے محکموں کو نصاب کے تجاویز کے معاونت میں عام طور پر مشاورتی کمیٹی کے اجلاسوں کو جمع کرانے کی ضرورت ہے.
