دلہن ایک عمر پرانی نظام ہے جو دستاویزات کو تلاش کرنا آسان بناتا ہے. ان دستاویزات میں خط، میمو، مالی ریکارڈ، رپورٹیں اور خطوط کے دیگر شکل شامل ہیں. ایک باہمی اور موثر فلائنگ کے نظام کو حاصل کرنے کے لئے، آپ کو صحیح طریقہ کار کا استعمال کرنا ہوگا. یہاں تک کہ آج کی الیکٹرانک عمر میں، کاروباری ادارے اور گھر کے دفاتر اب بھی کاغذ فائلوں کو برقرار رکھنے کی ضرورت ہے.
اقسام
اپنی فائلیں زمرے میں جمع کریں. مرکزی قسم کا بنیادی سرٹیفکیٹ ہو گا، تمام دوسری فائلوں کی نمائندگی کرتا ہے جو اس کے تحت رکھا جائے گا (ذیلی زمرہ). زمرے کے دائرہ کار پر منحصر ہے، یہ پورے فائلوں کی کابینہ کے دراج میں شامل ہوسکتا ہے. مثال کے طور پر:
زمرہ: پے رول رجسٹر 2014 مضامین: پے رول رجسٹر جنوری 2014 ادائیگی کا رجسٹر فروری 2014 ادائیگی کا رجسٹر مارچ 2014
اپنے ذیلی زمرہ جات سال کے اختتام تک جاری رکھیں. اگر آپ کا زمرہ مکمل دراج بھر جائے گا تو، ایک لیبل بناؤ اور اسے دراج کے بیرونی حصے پر رکھیں. آپ کے ذیلی زمرہ فولڈر کو لیبل کریں اور انہیں دراج کے اندر رکھیں. جب آپ کو ایک ڈور کے لۓ کئی اقسام ہیں اور ان کے اندر لیبل شدہ ذیلی فائل فائلوں کو رکھنے کے لۓ اپنی زمرے کے لئے پھانسی فولڈر استعمال کریں.
دائرۂ قواعد
دو بنیادی فائلوں کے قوانین حروف تہجی اور تاریخی دستاویزات ہیں. جب حروف تہجی کی دائرہ کاری کرتے ہوئے، حروف تہجی کے خط کے مطابق فائل. تاریخ فائل کے لئے، سب سے اوپر پر اپنی تازہ ترین فائلوں کو فائل کریں. حروف تہجی کے دائرہ کار پر لاگو کئی قوانین ہیں.
نام کی طرف سے دائر کرنے کے بعد، پہلے خط (یعنی، لینگنسٹ تعمیر، پارکنسن کارواش، دریا اور ایسوسی ایٹس، تھامسن اور کمپنی) کی طرف سے فائل.
جب پہلا نام ایک جیسے ہے، دوسری خط (یعنی یعنی، اکی، ایڈلی، انگلی، اگست) کی طرف سے فائل.
آخری نام کی طرف سے فائل (یعنی، کنیکٹر، لوقا، ڈینور، میرون؛ فلٹرٹن، جے ڈی، شوسٹر، اے پی).
ابتدائی طور پر فائل جب نامناسب ایک جیسے ہیں (یعنی، گریسن، ڈی سی؛ گریسن، ای ایف؛ گریسن، جی ایچ؛ گریسن، یو بی).
پہلا ضمنی خط استعمال کریں جب سورمام میں ایک سابقہ (یعنی، ڈی لا ہویا، جی، ڈیک مارک، ڈی ایس، ون ڈیر راؤ، ایف ایچ، ون کے تحت، پیئ) شامل ہے.
جب دو (یعنی، اینڈرسن اور لیبرمین؛ سیپریس اور فلورمیم) ہیں تو سب سے پہلے ضمنی نام سے فائل.
فائل میک، میک، ایم 'میک کے طور پر فائلوں؛ فائل سینٹ اور سینٹ سینٹ کے طور پر (یعنی، میکائنٹری، میککائٹ، ایم'لیور؛ یا سینٹ پال کے، سینٹ مریم).
فائل کی بحالی
ایک بار جب آپ کے دائرہ دار نظام کو اچھی طرح سے جگہ میں ہے، تو آپ کو اسے برقرار رکھنا ہوگا. تمام دستاویزات کے لئے درج شدہ ٹرے درج کرنے کے لۓ؛ ان کے ارد گرد جھوٹ نہ رکھو. فائلوں کے ساتھ فولڈر یا دراز پیک نہ کریں؛ اس سے انہیں نکالنے میں مشکل ہوتا ہے. کچھ دن کم سے کم ایک بار فائل کرنے کی کوشش کریں. اگر آپ چھوٹی سی کمپنی چلاتے ہیں، تو یہ ایک بار ہفتے میں کرتے ہیں. اگر آپ کے پاس فائلیں ہیں جو استعمال سے پہنے ہیں، ان کے لئے نئی فائلیں بنائیں. ری سائیکلنگ بن یا شریڈر میں ناپسندیدہ کاغذ رکھو. اگر آپ کی فائلیں رازداری ہیں تو ہمیشہ دراز کو تالا لگا دیں.
