ملاقاتیں مناسب منصوبہ بندی کے بغیر فلاؤنڈر کرسکتے ہیں، یہاں تک کہ واضح مقصد اور مناسب شرکاء کے ساتھ بھی. میٹنگ کی منصوبہ بندی کرنے کے لئے اجنبی کا استعمال کرتے ہوئے جمعہ کو آسانی سے چلانے میں مدد مل سکتی ہے اور اہم مسائل یا موضوعات کو حل کرنے میں مدد کرسکتے ہیں. آگے بڑھانے والے لوگوں کو میٹنگ کے بارے میں معلومات فراہم کرنے میں مدد ملتی ہے، تیار کرنے کا وقت، اور ایک حکم فراہم کرتا ہے جس میں چیزوں پر تبادلہ خیال کیا جائے گا. اجنبی مقبولیت کا ایک اور سبب یہ ہے کہ وہ ہر وقت بچائیں.
ایجنڈا کیا ہے؟
بس ڈالیں، ایک ایجنڈا ایک فہرست یا منصوبہ ہے. اس فہرست میں موضوعات اور مسائل یا مسائل شامل ہیں جو میٹنگ کے دوران گفتگو کی جائیں گی. ایجنڈا فارمیٹس مختلف قسم کے ہیں. اجلاس کا مقصد اور قسم کا تعین کیا جائے گا کہ کونسا ایجنڈا کی شکل استعمال کرنا ہے. ایجنڈوں کی عام طور پر استعمال کی اقسام غیر رسمی، رسمی، ترجیحی اور ٹائمز میں شامل ہیں. ہر اجنڈا کی شکل کے ساتھ اپنے آپ کو پہچاننا آپ کو اپنی ضروریات کے لئے مناسب طریقے سے مناسب قسم کا انتخاب کرنے کی اجازت دے گی.
غیر رسمی اور رسمی
ایک غیر رسمی ایجنڈا بنیادی طور پر اشیاء کی ایک غیر رسمی فہرست سے مراد ہے جو میٹنگ کے دوران بات چیت کی جائے گی اور اکثر آخری منٹ میں ایک ساتھ پھینک دیا جاتا ہے. ایک رسمی ایجنڈا ایک شکل میں زیادہ سے زیادہ ہے. اس فارمیٹ میں میٹنگ کی قسم بھی شامل ہے، میٹنگ سہولت فراہم کرتا ہے اور تمام حاضرین کو فہرست کرتا ہے. ایجنڈا پھر ایک خاص حکم کے مطابق ہے: حکم میں کال کریں، کال کریں، آخری اجلاس سے منٹ، کھلی مسائل، نیا کاروبار اور اختتام.
ترجیح اور ٹائم
ترجیح شدہ ایجنسیوں کو ایک ترجیحی نظام کی پیروی کی جاتی ہے. گروپ کو سمجھنے کی اہمیت کے مطابق اشیاء کو حکم دیا جاتا ہے. اس سلسلے میں اس موضوع پر بحث کی جاتی ہے. ٹائم اجنڈاس میٹنگ کے لئے ایک سیٹ ٹائم لائن کا استعمال کرتے ہوئے حوالہ دیتے ہیں - عموما ایک وقت کی رکنیت کو کام پر رہنے میں مدد کے لئے تفویض کیا جاتا ہے. اس شکل میں، وقت کے وقفوں میں ایجنڈا قائم کیا جائے گا. مثال کے طور پر، 9: 30-9: 35: سماجی / گرمی اپ، 9: 35-9: 40: جائزہ کا مقصد اور مطلوبہ نتائج، 9: 40-9: 50: آخری میٹنگ سے منٹ کا جائزہ لیں.
نیچے کی سطر
کسی ایجنڈا کی تعمیر کرتے وقت دوسرے شرکاء سے ان پٹ کے بارے میں پوچھنا نہیں ہچکچاتے. شرکاء قابل قدر انفیکشن فراہم کرسکتے ہیں جن کے بارے میں موضوعات یا مسائل پر تبادلہ خیال کی ضرورت ہے. مناسب شرکاء کے ساتھ ایک اچھی طرح سے منصوبہ بندی اور کامیاب اجلاس کی کلید ہے. تمام اجنبیوں کو سیشن کا مقصد ہونا چاہئے. مطلوبہ مطلوب نتائج ہیں؛ اجنبی موضوعات کو معلومات کے حصول یا انفارمیشن پروسیسنگ کے طور پر درجہ بندی کریں؛ اور ایک موضوع کے ساتھ ختم اور اگلے مرحلے کے بارے میں بحث.
