ایک منظم اور تیار کردہ میٹنگ ایجنڈا اس بات کا یقین کرتا ہے کہ تمام اہم مضامین کو ایک میٹنگ میں احاطہ کرتا ہے. ایک خاکہ ڈھانچہ میٹنگ کی سمت کی رہنمائی میں مدد ملتی ہے تاکہ آپ ایک موضوع سے کسی دوسرے سے کود نہ جائیں، اور کاروبار کو زیادہ موثر طریقے سے منعقد کیا جاسکے. میٹنگ سے پہلے اپنے اجنبی کے نقطہ نظر کو شروع کریں تاکہ آپ کئی دستکاری بنا سکتے ہیں اور اجلاس میں حاضر ہونے سے پہلے ان کو ان کو بھیجنے کے لۓ بھیجیں.
اجلاس میں احاطہ کرنے کی ضرورت کے تمام موضوعات لکھیں. جتنی جلدی ممکن ہو شروع کریں. مثال کے طور پر، "شیڈولنگ،" لکھیں لکھ سکتے ہیں جس میں کئی ذیلی بکس شامل ہوسکتے ہیں. پہلے ملاقاتوں، ای میلز اور انفارمیشن کے کسی بھی نوٹ کا استعمال کریں جو آپ کو یقینی بنانا ہے کہ آپ کے پاس لازمی مضامین موجود ہیں.
دوسرے میٹنگ کے منصوبہ سازوں یا حاضریوں کے ساتھ مواصلات کریں، اور ان سے پوچھتے ہیں کہ ان کی کوئی ضرورت کیوں ہے. تجزیہ کردہ موضوعات اور اشیاء کے لئے ایک آخری وقت دیں تاکہ آپ کے پاس کوئی پیروی کی تحقیق یا خطوط کرنے کا وقت ہو، اگر ضرورت ہو تو پھر اسے آؤٹ لائن میں ڈالیں.
اپنے موضوعات کو منظم کریں. اس موضوع کے لئے دیکھو جو ایک بڑے موضوع کے تحت رکھ سکتے ہیں. اگر نہیں، تو ہر عام موضوع کے ذریعے جائیں اور مخصوص اجنبی اشیاء میں توڑ دیں. مثال کے طور پر، "شیڈولنگ" موضوع کے تحت ایک پروڈکشن میٹنگ اجنڈا میں "دوبارہ تنازعہ" اور "یاد کرنے کے لئے تاریخ" ہوسکتی ہے.
اہمیت کے لحاظ سے اپنے اہم موضوعات کو ایک ساتھ رکھو. فیصلہ کریں کہ وہ کتنے اہم ہیں، اس کے مطابق سبھی موضوعات کو کونسا اہم ہونا چاہیئے، آپ کو ان پر بحث کرنے اور خصوصی غور کرنے کے بارے میں کتنے وقت کی ضرورت ہوگی، جیسے کہ مشن کے اس حصے کو پیش کرنے والا شخص ابتدائی طور پر چھوڑنے کی ضرورت ہے.
جرات مندانہ، بڑے فونٹ، 14 سے 16 پوائنٹ فونٹ کے ارد گرد اپنے عمودی فہرست میں عمودی فہرست میں ٹائپ کریں. اندرونی یا ٹیب ایک بار اور مرکزی مرکزی موضوع کے تحت براہ راست ہر subtopic گولی گولی مار. آپ اپنی مرضی کے مطابق موضوعات اور سب سے اوپر کی چیزیں نمبر یا خط لکھ سکتے ہیں. ہر subtopic کے تحت کوئی تفصیلی پوائنٹس شامل کریں.
بلٹ اور ان چیزوں کو بھی شامل ہے، لہذا وہ اس کے حق کے مطابق، subtopic کے تحت بیٹھے ہیں. جب آپ مرکزی یا subtopic کے اختتام پر "درج" اور "ٹیب" پر دبائیں تو خود کار طریقے سے انفرادی طور پر سافٹ ویئر پروگرامز، بٹ اور نمبر.
دستاویز کے سب سے اوپر مرکز پر تمام لازمی میٹنگ کی معلومات ٹائپ کریں، بشمول ممکنہ طور پر میٹنگ آرگنائزر کے لئے میٹنگ، وقت، مقام، مدعو یا متوقع حاضری اور رابطے کی معلومات کے عنوان سمیت.
اگر قابل اطلاق اہم یا subtopic کے آگے ہر موضوع کے مینیجر کا نام درج کریں. نوٹ کریں کہ آپ ہر موضوع کو کتنا وقت دے رہے ہیں. اس کو یقینی بنانا کہ آپ کو کافی وقت دینے کے لئے پریزنٹیشن کے ساتھ چیک کریں.
