الوداع کہہ رہا ہے کہ کبھی بھی آسان نہیں ہے، چاہے وہ ذاتی یا پیشہ ورانہ تعلق آپ چھوڑ جا رہے ہیں. لیکن جب آپ اپنے گاہکوں کے ساتھ راستے میں حصہ لے رہے ہیں، تو جو کچھ بھی، آپ جان بوجھ کر، شفاف اور تاکید کرنے کے لئے ضروری ہے کہ آپ خبروں کا اشتراک کریں. آپ کے گاہکوں نے آپ کے کاروبار میں ایک اہم کردار ادا کیا ہے اور آپ کو ان کے ساتھ ان کا علاج کرنا چاہئے.
ایک معنی خط بنائیں
گاہکوں کو الوداع خط لکھنا پیچیدہ نہیں ہونا چاہئے. لیکن بروقت فیشن میں اس کی ضرورت ہوتی ہے. ہم میں سے بہت سے ایسے جذبات کے خوف کے خاتمے کے باعث تیزی سے بڑھتے ہیں جنہوں نے پیدا ہوتے ہیں یا وہ کمزور طور پر منصوبہ بندی یا مکمل طور پر ختم ہوتے ہیں جیسے ہم اپنی طرف سے آگے بڑھتے ہیں. اس طرح کی ضرورت نہیں ہے. اس موقع کو نشان زد کریں اور اپنے گاہکوں نے اپنے کاروبار میں کردار ادا کیا.
اپنے ریڈر کو جانیں
یہ ظاہر ہوسکتا ہے، لیکن یہ ضروری ہے کہ گاہکوں کے خطوط کی وجہ سے واضح ہو. کیا تم کاروبار سے باہر جا رہے ہو؟ کیا آپ ریٹائر ہو رہے ہیں؟ یا آپ اپنی کمپنی سے "مسئلہ" گاہکوں کو ختم کر رہے ہیں؟ کیا آپ کے گاہکوں کے ساتھ زیادہ رسمی تعلق ہے یا یہ زیادہ آرام دہ اور پرسکون ہے؟ واضح ہو جارہا ہے کہ کون خط کو ہدایت کی جاتی ہے اور ان کے ساتھ آپ کا تعلق آپ کو اس بات کا تعین کرنے میں مدد کرے گا کہ مناسب آواز کے حوالے سے مسائل کو حل کرنے کے بارے میں کیسے لکھیں.
مثال کے طور پر، اگر آپ ناپسندیدہ گاہکوں کے کسی گروپ میں الوداع خط لکھ رہے ہیں، تو آپ اس کا استعمال کر سکتے ہیں کہ آپ کو اسکائپ بکیٹ کا نقطہ نظر کہا جاتا ہے، جو آپ کو بتاتا ہے
آرام دہ اور پرسکون ہو، لیکن گرم
امکانات ہیں، جو بھی آپ کی وجہ سے ہے، آپ کا خط آپ کے گاہکوں کو متاثر کرے گا. جب آپ اپنے خط لکھ رہے ہیں تو، آپ کے پیغام پر غور کریں. زبان استعمال کریں جو واضح اور جامع ہے لیکن دوستانہ اور قابل اطلاق سر کا استعمال کریں. آپ اپنے گاہکوں کو معلومات سے رجوع کر رہے ہیں اور ممکنہ حد تک ممکنہ طور پر جتنا ضروری ہے. تفصیلات کے ساتھ طویل وضاحت کی ضرورت نہیں ہے؛
خبریں دفن مت کرو
پیشہ ورانہ تعلقات میں، الوداعی کسٹمر خط کا پہلا پیراگراف واضح طور پر اس بات کی نشاندہی کرنا چاہئے کہ کسٹمر رشتہ ختم ہو چکا ہے، ٹائم لائن اور پہلے سے جاری معاہدوں یا معاہدوں میں خدمات کی حیثیت پر اتفاق کیا گیا ہے. ایسا کرنے کے بعد، آپ نے سر مقرر کیا اور اپنا خطوط واضح کر دیا. ختم کرنے کی کوشش کرنے یا بد خبروں کو دفن کرنے کی کوشش کر رہا ہے صرف گاہک کو الجھن دے گا.
تبدیلی کے لۓ اپنے گاہکوں کو تیار کریں
ایسے معاملات میں جہاں آپ اپنے گاہکوں کو الوداع کہہ رہے ہیں کیونکہ آپ کمپنی چھوڑ رہے ہیں، اس کے بارے میں واضح رہیں کہ اگلا کیا ہوتا ہے. گاہکوں کو اس خط کے اختتام تک آپ کو اچھی طرح سے سمجھنے کی ضرورت ہے کہ آپ کیوں چھوڑ رہے ہیں، آپ کا ٹائم لائن اور جو کچھ وہ توقع کرسکتے ہیں. ہمیشہ اپنے گاہکوں کے لئے آپ کی کمپنی سے رابطہ کرنے کا راستہ شامل ہے اور انہیں اگلے مرحلے کو جاننے کے لۓ شامل کریں.
آپ کے کلائنٹ کو ایک الوداع خط لکھنا منفی تجربہ نہیں ہے. اصل میں، یہ آپ کی ساکھ اور پیشہ ورانہ مہارت کو فروغ دیتا ہے. یہ سادہ، جامع اور واضح اور امکانات رکھیں، آپ کے اعمال کی تعریف کی جائے گی.
