کوئی سیٹ فیکس فارمیٹ ہر حالت میں فٹ بیٹھتا ہے. تاہم، کچھ عام ہدایات کے تحت فیکس کے وصول کنندہ کو فوری طور پر فیکس پر معلومات کا پتہ لگانے میں مدد ملے گی. یہ ہدایات یہ بھی یقینی بنائیں گے کہ فیکس جب آتا ہے تو وصول کرنے والے کو کوئی مسئلہ نہیں ملے گا اور جب آپ اسے بھیجتے وقت پریشان ہوجائیں گے.
اپنے فیکس کو 10 سے 12 صفحات تک برقرار رکھیں. بہت سے چھوٹے آفس فیکس مشینیں ایک ہی وقت میں بہت سے صفحات کو سنبھال نہیں سکتے ہیں. بڑے فیکس بھی فیکس مشینوں کے ساتھ مشترکہ فون لائنوں کو باندھتے ہیں. اگر آپ کو 10 سے 12 سے زائد صفحات بھیجنا پڑے تو آپ کے فیکس کو ایک سے زیادہ بیچوں میں توڑ دیں. وصول کنندہ سے کہو کہ آپ سے ایک سے زائد فیکس متوقع ہو.
آپ کے کم صفحات کو حاصل کرنے میں مدد کے لئے صفحہ مارجن یا فونٹ سائز کو ایڈجسٹ کریں. تاہم، یاد رکھیں کہ چھوٹے فونٹ کے سائز کو پڑھنے کے لئے بہت آسان نہیں ہوسکتا ہے اور دوبارہ شروع ہونے کے بجائے چھوٹے مارجن غیر منافع بخش نظر آتے ہیں. کم سے کم ایک 11 پوائنٹ فونٹ استعمال کریں.
ممکن ہو جب ایک کاروباری خط کی شکل میں فیکس لکھیں. اگر ممکن ہو تو بائیں اور دائیں جانب اور ایک اور آدھے انچ کے اوپر اوپر اور نیچے، مارگیاں ایک انچ ہونا چاہئے. سنگل جگہ آپ کا خط، پیراگراف کے درمیان ڈبل فاصلے. سلامتی سے قبل بھیجنے والے اور وصول کنندگان کے لئے سب سے اوپر اور ایڈریس بلاکس پر ڈیٹیٹ لائن شامل کریں. مرسل کا ایڈریس بلاک پہلا جاتا ہے.
اپنے فیکس کے ساتھ کور کا صفحہ شامل کریں. کور کا صفحہ کسی مخصوص ترتیب شکل کی پیروی نہیں ہے، لیکن اس میں بھیجنے والے اور وصول کنندگان کے رابطے کی معلومات دونوں میں شامل ہونا چاہئے، فیکس کتنی صفحات پر مشتمل ہے اور ایک موضوع لائن جس میں فیکس کی بابت بیان کیا گیا ہے. فیکس کے ساتھ ساتھ کسی بھی ذاتی تبصرے کے لئے کچھ لائنیں شامل کریں. رابطے کی معلومات میں افراد اور کمپنیوں کے نام، ڈیپارٹمنٹ کے نام، پتے، ای میل پتے اور فون نمبر شامل ہیں. کور خط کو پڑھنے کے لئے آسان ہونا چاہئے تاکہ وصول کنندہ اسے جلد ہی معلومات حاصل کرسکیں.
اگر ممکن ہو تو گرافکس کے ساتھ فیکس بھیجنے سے بچیں. وہ بھیجنے اور حاصل کرنے کے لئے بہت زیادہ وقت لگتے ہیں، اور وہ بہت سیاہی کو ضائع کرتے ہیں. اس کے علاوہ، غریب معیار کی پرنٹنگ کی وجہ سے وہ عام طور پر فیکسوں پر بہت اچھا نہیں دکھاتے ہیں.
