کسی مخصوص کام کی جگہ کے اندر کاروبار کرنے کے لئے دفتری طریقہ کار قبول شدہ معیاری ہیں. اس طرح کے معیار صنعت، کام کی بوجھ، جغرافیائی مقام، کمپنی کے دفتر یا سائز کی پیشہ ورانہ مہارت پر منحصر ہوتی ہے. مثال کے طور پر، طبی، دانتوں یا قانونی مشق میں دفتری طریقہ کار تعمیر، خوردہ یا درآمد کے کاروبار سے کہیں زیادہ مختلف ہوں گے. تاہم، صنعتوں میں دفتری طرز عمل کے لئے کچھ "معیار" موجود ہیں.
ٹیلی فون طریقہ کار
تمام دفاتر پیشہ ورانہ اور باہمی ٹیلی فون کے ماہرین کی ضرورت ہوتی ہیں. فون کو فوری طور پر جواب دیں، واضح طور پر اور سیاسی طور پر بات کریں، اور کال کرنے کے بغیر واپس آنے کے بغیر چند سیکنڈ سے زیادہ پکڑنے والے کالر کو چھوڑ دو. اگرچہ یہ سب کچھ کہا جاتا ہے، "میں ابھی بھی آپ کی درخواست پر کام کر رہا ہوں."
ملازمین کے لئے پیغامات لیں جو دفتر سے باہر ہیں یا دستیاب نہیں. کالر کے نام کے نام، وقت، اور فون نمبر کو واضح طور پر کال کے مقصد کے ساتھ ریکارڈ کریں. جب ایک صوتی میل سسٹم جگہ پر ہے تو، کالر سے پوچھیں اگر وہ صوتی میل چھوڑنا چاہیں تو پھر اسے صوتی میل سسٹم میں منتقل کریں. منتقلی سے پہلے کالر کو اطلاع کے بغیر کسی کال کو منتقل کرنے کے لئے یہ غیر معمولی ہے.
ریکارڈز مینجمنٹ
ریکارڈ مینجمنٹ کے بارے میں تفصیلات آفس سے دفتر میں مختلف ہوتی ہیں، لیکن تمام کاروباری عملوں کی تفصیلات ایک منظم، پیشہ ورانہ انداز میں رکھنا ضروری ہے. تمام رسیدوں، رسیدوں، اکاؤنٹ کے بیانات، کام کے احکامات، پروپوزل کی گذارش، ملازمت کا تخمینہ، خطوط، رپورٹس اور کمپنی کی طرف سے تیار کسی دوسرے دستاویزات کی کاپیاں رکھیں.
کمپنی کے نردجیکرن پر مبنی ہر وینڈر، کسٹمر اکاؤنٹ، فروخت یا منصوبے کے لئے فائلیں بنائیں. واضح طور پر تمام فولڈروں کو لیبل کریں، اور انہیں آسانی سے قابل رسائی مقام میں فائل دیں جہاں ضرورت پڑنے پر انہیں فوری طور پر دوبارہ حاصل کیا جاسکتا ہے. صنعت کے بغیر، یہ کسی بھی کاروبار کے مناسب انتظام کے لئے ضروریات ہیں.
میل ہینڈلنگ اور تقسیم
آمدنی اور باہر جانے والی میل کا انتظام، دفتر کے ساتھ ساتھ مختلف ہوتی ہے، لیکن تمام میل کو اہم خطوط کے طور پر منسلک کرے گا اور فوری طور پر اس کو سنبھال لیں گے، خاص طور پر گاہکوں اور گاہکوں کے ساتھ.
مخصوص کمپنی کے طریقہ کار پر منحصر ہے، مناسب محکمہ یا ملازم کو کھولیں اور روٹ میل. کبھی نہیں کھلی میل کھلی ہوئی "ذاتی." اگر آنے والے میل تقسیم سے پہلے کھولنے کے لئے ہے، اگرچہ پتے یا مرسل کی معلومات کی ضرورت ہو تو تقسیم کے کاغذات پر لفافے کے پس منظر میں.
باہر جانے والے میل وزن، اگر ضروری ہو تو، اور بالا دائیں کونے پر ڈاک کی مناسب مقدار پر اثر ڈالیں. اگر ای میل میل کیریئر کے ذریعہ اٹھایا جاتا ہے، تو اسے مناسب آؤٹ لک کے مقام پر اپ اپ کے لۓ رکھتا ہے. اگر یہ مقامی پوسٹ آفس کو لے جایا جاتا ہے تو، آسان نقل و حمل کے لئے باکس میں تمام خطوط رکھو. ٹیپ تمام پیکجوں کو محفوظ طریقے سے اور واضح طور پر مناسب ترسیل کے لئے لیبل.
کمپیوٹر اور ٹیکنالوجی
کمپیوٹر کے اعداد و شمار کو یقینی بنانے کے مناسب طریقے سے محفوظ ہے آج کے دفتر میں یہ ضروری ہے کہ اس طرح کی معلومات پر بھروسہ ہو. کمپیوٹر فائلوں اور ہارڈ ویئر کی حفاظت کے لئے بنیادی حفاظتی طریقہ کار پر عمل کریں.
دستاویزات اور سافٹ ویئر کی حفاظت کے لئے، ایک ایسی ویب سائٹ پر تمام کمپیوٹر فائلوں کا ایک روزانہ بیک اپ بنانا جو ایسی خدمات فراہم کرتا ہے، یا علیحدہ فلیش ڈرائیو یا زپ ڈسک پر. انٹرنیٹ سے فائلیں اور سافٹ ویئر ڈاؤن لوڈ کرتے وقت محتاط رہیں. جب بھی کوئی کمپیوٹر چلا جاتا ہے تو وائرس کے تحفظ پروگرامنگ کو برقرار رکھنا، اور نئے خطرات کو مسلسل مستقل طور پر پیدا ہوجائے گی.
مضبوط اور قابل اعتماد اضافی محافظ کے ساتھ ہارڈ ویئر کی حفاظت کریں. رات کو کمپیوٹرز کو بند کردیں جب کسی کو ان کا استعمال نہیں کیا جا رہا ہے، اور بھاری بجلی طوفان کے دوران کسی بھی الیکٹرانکس کو ناکام کردیں.
