کمپیوٹرائزڈ اکاونٹنگ سسٹم میں کمپیوٹرز کے استعمال اور ریکارڈنگ، رپورٹنگ اور تجزیہ کرنے میں کمپنیوں کی مدد کے لئے سافٹ ویئر کی درخواست یا پروگرام شامل ہے. یہ نظام اسی بنیادی اصولوں کی پیروی کرتے ہیں جس کے ذریعے دستی نظام کام کرتے ہیں. سوفٹ ویئر ایپلی کیشنز کی قیادت، میگزین اور دیگر اکاونٹنگ کے اوزار کا استعمال روایتی دستی اکاؤنٹنگ نظام کی طرح ہے. تاہم، کمپیوٹرائزڈ اکاونٹنگ کمپنی کی اکاؤنٹنگ عمل کی مؤثریت اور کارکردگی میں اضافہ کر سکتا ہے.
ورک فلو
کمپیوٹرائزڈ اکاونٹنگ سسٹم کمپنی کی مالی معلومات کے کام کے بہاؤ میں اضافہ کرتی ہے. عام لیجر میں ملازمین کو ان پٹ مالیاتی لین دین میں استعمال کرنے کے بجائے کمپیوٹرائزڈ اکاونٹنگ سسٹم الیکٹرانک طور پر یہ معلومات درآمد کرسکتے ہیں. مالکان اور منیجرز کو مخصوص قواعد و ضوابط کے مطابق معلومات پر عمل کرنے کے لئے اکاؤنٹنگ سافٹ ویئر کی درخواست میں داخلی طریقہ کار بھی قائم کرسکتے ہیں. اس سے اکاؤنٹنٹس ڈیٹا بیس کو بجائے بجائے معلومات کی رپورٹنگ اور تجزیہ کرنے کے بجائے معلومات کا تجزیہ کرنے کی اجازت دیتا ہے.
سیکورٹی
بزنس مالکان اور منیجرز کمپیوٹرائزڈ اکاونٹنگ سسٹم کو اپنی مالی معلومات کے لئے زیادہ محفوظ ماحول بنانے کے لئے استعمال کرسکتے ہیں. کمپیوٹرائزڈ اکاونٹنگ سسٹم مالکان اور مینیجرز کو بعض مالیاتی معلومات تک ملازم تک رسائی کو محدود کرنے کی اجازت دیتا ہے. اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ ملازمتوں کو معلومات میں مبتلا نہیں کرسکتے یا ان کے ذاتی فائدہ کے لۓ استعمال کرسکتے ہیں. پاس ورڈ، خفیہ کاری کوڈ اور دیگر خصوصیات میں مینیجرز کو غیر مناسب استعمال سے معلومات کو محفوظ رکھنے میں مدد ملتی ہے. بڑی اداروں کو کمپیوٹرائزڈ اکاونٹنگ سسٹم بھی استعمال کرسکتے ہیں تاکہ ان کے داخلی کنٹرول کو بہتر بنایا جا سکے.
رپورٹنگ
کمپیوٹرائزڈ اکاونٹنگ سسٹم کا استعمال کرتے وقت رپورٹنگ بہت زیادہ آسان ہے. کمپنیاں لاگت کی رپورٹوں، آزمائشی بیلنس اور مالی بیانات کے بٹن پر کلک کر سکتے ہیں. ایسا کرنے سے مالکان اور مینیجرز کو ان کی معلومات کا جائزہ لینے کے لئے زیادہ تیزی سے بھی مدد ملتی ہے تاکہ یہ یقینی بنائے کہ یہ صحیح، متعلقہ اور بروقت ہے. کمپیوٹرائزڈ اکاونٹنگ سسٹم کو مالکان اور مینیجر اکاؤنٹنگ مدت بھر میں کئی رپورٹس تیار کرنے کی بھی اجازت دیتا ہے. ایک سے زیادہ رپورٹنگ ایک timelier جائزہ لینے کے عمل کو بنانے میں مدد کر سکتا ہے اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ کمپنی کی اکاؤنٹنگ یا مالی معلومات میں کوئی غیر قانونی حیثیت موجود نہیں ہے.
