جب آپ کو ایک بہت بڑی معلومات کا خلاصہ کرنے کی ضرورت ہوتی ہے تو، یہ ایک میمو یا خط ایسا کرنے کا مؤثر طریقہ ہے. بہت سے لوگ مشکل لکھنے اور یقین رکھتے ہیں کہ ان کے پاس الفاظ نہیں ہیں. لیکن جیسا کہ تحریری استاد ولیم زینسر کا کہنا ہے کہ، تحریری کاغذ پر صرف سوچ رہا ہے. آپ سب کو کرنے کی ضرورت ہے آپ کے خیالات کو منظم کریں، آپ نے منتخب کردہ شکل کی سٹائل پر عمل کریں اور زبان کو استعمال کریں جو سادہ اور صاف ہے.
میمو میں ایک رپورٹ لکھنا
ایک ہیڈر لکھیں. میمو کے لئے، سب سے اوپر بائیں کونے میں ریاست جو میمو کو پڑھنا پڑتا ہے (مثال کے طور پر،: تمام ملازمین)، جو اس نے لکھا (اس سے: آپ کا نام)، جو اسے وصول کرے گا (CC: وصول کنندہ کا نام). تاریخ (موجودہ تاریخ) اور اس کے بارے میں کیا ہے (موضوع: ایڈریس کا عنوان.)
اگر یہ ایک خط ہے تو، ایک تاریخ اور سلامتی کے ساتھ شروع کریں، جیسے "تمام ملازمین کو:".
اپنے ناظرین پر غور کریں.اگر آپ عام سامعین کو لکھ رہے ہیں تو، زبان کا استعمال کریں کہ ہر شخص کو سمجھا جائے گا. نئے ملازمین ابھی تک کمپنی کے جرگے کو نہیں جانتے ہیں، اور ایک ڈپارٹمنٹ میں ملازمین کسی دوسرے کی اصطلاح کو سمجھ نہیں سکتے ہیں.
ایک نقطہ نظر بنائیں. آپ کے خیالات کو منظم کرنا واضح تحریر کے لئے اجازت دیتا ہے. غور کریں کہ آپ کے ناظرین کونسل جاننا چاہتے ہیں، اور آپ ان کو کیا بتانا چاہتے ہیں. رپورٹ کے اہم نتائج پر زور دیتے ہیں اور اس کے ذریعہ میمو پڑھنے کے لئے کیا مطلب ہے.
مضبوط افتتاحی بیانات کے ساتھ شروع کریں. رپورٹ اور اس کے نتائج کو تسلیم کریں. مثال کے طور پر، "ہمارے حالیہ پیداواری مطالعہ کے نتیجے میں، ہم اپنے انٹرنیٹ کے استعمال کی پالیسیوں میں کئی تبدیلییں کریں گے."
وضاحت کرو. کسی بھی ڈیٹا یا نتائج کو نمایاں کریں جو اختتام کی حمایت کرتے ہیں. کنسلٹنٹس پایا کہ ملازمین نے اوسط چیکنگ ای میل پر ایک دن دو گھنٹوں کو خرچ کیا اور فنانس سپورٹس ٹیموں کا انتظام کیا. " اس کے علاوہ، قارئین کو جاننے کے بعد پڑھنے والے کو بتائیں.
ان لوگوں کو بتائیں جہاں وہ زیادہ مکمل معلومات کے لئے جا سکتے ہیں (اگر مناسب ہو). مثال کے طور پر، "ہم اس جمعہ کو ہمارے ہفتہ وار عملے کے اجلاس میں مزید گفتگو کریں گے" یا "مکمل رپورٹ پی ڈی ایف فارم میں تمام ملازمین کے لئے دستیاب ہے." میمو پر دستخط نہ کرو؛ آپ کا نام میمو کے سب سے اوپر ہے. اگر آپ ایک خط لکھ رہے ہیں تو، آپ کے نام کا پہلا نام، اپنا پورا نام، یا آپ کا مکمل نام اور عنوان استعمال کریں، حالات اور آپ کی ترجیحات پر منحصر ہے.
ریفریجویٹ اور پٹھوں کو کاٹ دیں. مسودہ کی دوبارہ اور غیر ضروری الفاظ کو ختم کرنے کے لۓ. مثال کے طور پر، "یہ کارپوریٹ کی رائے ہے کہ سکینٹنٹن کے دفتر کو کمپنی کے وسائل کے غیر استعمال کے استعمال کو محدود کرنے سے غیر منافع بخش مسائل کو کم کرنے کی کوشش کرنا چاہئے،" دوبارہ لکھا جا سکتا ہے "کے طور پر کارپوریٹ نے ہمیں کمپنی کی جائیداد کے ذاتی استعمال کو محدود کرنے کے لئے کہا ہے. ہماری پیداوری میں اضافہ کرے گا."
مستعفی اور جادو چیک کریں. ایک اعتماد مند ساتھی اپنے گرامر اور سر کو چیک کریں. ایک خراب تحریرانہ سزا آپ کے ارادے کے طریقوں میں تشریح کی جا سکتی ہے. اس کے علاوہ، سپیل چیک چلائیں لیکن خود کار طریقے سے لفظ متبادل متبادل کی خصوصیات سے محتاط رہیں. آپ نہیں چاہتے آپ کی رپورٹ "انڈونیشیا" کا مطلب جب "انڈونیشیا" کا کہنا ہے.
