ایک چرچ ڈیٹا بیس آپ کے کمپیوٹر کے ماؤس کے ایک کلک کے ساتھ آپ کی جماعت کے ہر رکن کے بارے میں بنیادی معلومات فراہم کرے گا. وہ کاغذ ایڈریس کی کتابوں کے دن ہو گئے ہیں، جن کے خاندانوں کو تیار اور منتقل کرنے کے لئے سیکرٹریی چکن خروںچ اور کراس آؤٹ ہوتے ہیں. ڈیٹا بیس کے ساتھ، ہر چیز منظم اور موجودہ رہتا ہے، جس سے آپ چرچ کے خاندان کے اندر رابطے کی معلومات کا اشتراک کرسکتے ہیں.
آپ کے گرجہ گھر میں آنے والوں کے رابطے کی معلومات جمع کریں. آپ اس خدمت کو سروس بھرنے کے لئے یا ای میل کی فہرست میں استعمال کرنے کے ذریعہ ایک فارم گزرنے کے ذریعہ ایسا کرسکتے ہیں، یا کسی ای میل کے جواب کی اجازت دیتے ہیں یا آن لائن فارم سائٹ جیسے SurveyMonkey.com سے منسلک کرسکتے ہیں.
ہر خاندان کے لئے، ان کا نام، پتہ، فون نمبر اور ای میل حاصل کرنے کا یقین رکھو. آپ بھی پیدائش کے دن، سالگرہ کی تاریخ، اور ہر بچے کے بارے میں متعلقہ معلومات جیسے عمر اور خصوصی مفادات بھی شامل کرنا چاہتے ہیں.
ہر شخص کو چرچ ڈیٹا بیس کا مقصد مواصلات کریں. عوامی فائل میں شامل ہونے سے پہلے لوگوں کی اجازت سے پوچھیں، اور اگر وہ ان کی معلومات کا اشتراک نہیں کرنا چاہتے ہیں، یا تو ان کی "نجی" فائل کو بنا یا ان کو غیر فہرست چھوڑ دیں.
ایکسل اسپریڈ شیٹ شروع کریں. پہلا کالم خاندان کے ممبروں کے ناموں کے لئے ہونا چاہئے، اس کے بعد گھر کے ایڈریس کے لئے دوسرا کالم ہونا چاہئے. تیسرے کالم میں ایک ٹیلی فون نمبر شامل ہونا چاہئے، چوتھے کالم کو ای میل ایڈریس ہونا چاہئے، اور آخری کالم میں کوئی نوٹ یا خدشہ شامل ہوسکتے ہیں کہ پادری عملے سے واقف ہونا چاہئے.
آپ یہ بھی مائیکروسافٹ ورڈ، اوپن آفس، یا کسی دوسرے پروگرام میں بھی تشکیل دے سکتے ہیں جو آپ کو ایک پرنٹ کرنے کی اجازت دیتا ہے، ابھی تک الیکٹرانک طور پر مفید، فائل جس میں کمپیوٹر پر ذخیرہ کیا جاسکتا ہے یا کسی ڈسک میں محفوظ ہوتا ہے.
تمام معلومات داخل ہونے کے بعد فائل کو محفوظ کریں. یہ ڈیٹا بیس کسی جگہ میں رکھا جانا چاہئے جہاں وہ آسانی سے ان لوگوں کو رسائی حاصل کرسکتے ہیں جو باقاعدہ بنیاد پر استعمال کرتے ہیں (جیسے چرچ کے عملے) بلکہ ان لوگوں کو جو معلومات کی ضرورت نہیں ہے. اسے مشترکہ ہارڈ ڈرائیو پر ڈالنے پر غور کریں، یا پاس ورڈ رکھنے کے لۓ پاس ورڈ کو محفوظ رکھیں.
گرجہ گھروں کے لئے ڈیزائن کردہ ڈیٹا بیس کے پروگرام کی خریداری پر غور کریں، جیسے جیسے خدمت کسر. اس کیس میں آپ کا ایکسل اسپریڈ شیٹ صرف ایک مسودہ ہوگا. ڈیٹا بیس کے پروگرام کے نامزد کردہ شعبوں میں اپنی آخری، منظم معلومات دوبارہ درج کریں. اپنا کام محفوظ کرو.
آپ کی ضرورت ہو گی
-
کمپیوٹر کے ساتھ انٹرنیٹ تک رسائی
-
تمام جماعتوں کے لئے رابطے کی معلومات جو شامل کرنا چاہتے ہیں
-
سیکریٹری یا ڈیٹا انٹری رضاکار
-
اسپریڈ شیٹ پروگرام جیسے مائیکروسافٹ ایکسل
-
ڈیٹا بیس سافٹ ویئر (اختیاری)
تجاویز
-
محرم خفیہ معلومات رکھیں. اپنی جماعت کی رازداری کا احترام کریں. درستگی کے لئے ناموں کی ہجے اور فون نمبروں کے ہجے کو چیک کریں.
انتباہ
اگر آپ کے ڈیٹا بیس کے سافٹ ویئر کے ساتھ ایک مسئلہ ہے یا اس پر یقین رکھنا ہے تو، "درست" کرنے کی کوشش نہ کریں. آپ قیمتی فائلوں کو صاف کر سکتے ہیں. اس کے بجائے، سافٹ ویئر کے ساتھ فراہم کسٹمر سروس سروس کا استعمال کریں.
