ڈیجیٹل دنیا نے دونوں افراد اور کارپوریشنوں کے لئے مواصلات سے متعلق اہم ترین مہارت قائم کی ہے. جب مواصلات کمپنی کے اندر الگ ہوجاتی ہے، تو اکثر اکثر یہ پیش گوئی کرتے ہیں کہ دوسرے کام کی جگہ کی حرائط اس کے نیچے سرپل کی پیروی کریں گی. مواصلات کا مالک بننے کے لئے، لازمی طور پر رسمی اور غیر رسمی مواصلات کے درمیان بنیادی اختلافات کو سمجھنا ضروری ہے، اور جب سب سب سے بہترین لاگو ہوتے ہیں. جب مواصلات سیال اور کھلی ہوتی ہے، تو اکثر یہ بڑھتی ہوئی کارکردگی، بہتر تعلقات اور زیادہ حوصلہ افزائی کی طرف جاتا ہے.
کارپوریٹ مواصلات کیا ہے؟
رسمی اور غیر رسمی مواصلات کے طریقوں کی شدت میں ہونے سے پہلے، یہ کارپوریٹ مواصلات پر مشتمل بنیادی چیز کا اچھا ہونا اچھا ہے.
کارپوریٹ مواصلات دونوں اندرونی اور بیرونی ہوسکتی ہے. بعض اوقات، یہ برانڈ کی تصویر پر ملازمتوں کو تعلیم دینے اور دونوں کو برقرار رکھنے اور اپنی تمام کوششوں کے ذریعے برانڈ کی منصوبہ بندی کرنے کے بارے میں ہوسکتا ہے. مواصلات کا استعمال اسٹیل ہولڈر کے تعلقات کے لئے استعمال کیا جاتا ہے. یہ پیغام رسانی کے ذریعہ ہے کہ چیزوں کو تھوڑی دیر سے نقصان پہنچایا جاتا ہے یا نقصان پہنچایا جاتا ہے. مواصلات مارکیٹنگ، عوامی تعلقات اور بیرونی برانڈ کی بیداری کی وضاحت کرتے ہیں. یہ پیغام رسانی اور مواصلات میں ہے کہ کارپوریشنز وہ کہاں جا رہے ہیں جن کے لئے فریم ورک بناتے ہیں اور اس منصوبوں کو پائپوں کے نیچے آ رہے ہیں.
مختصر میں، جدید کاروبار کے تقریبا ہر پہلو کے پیچھے کارپوریٹ مواصلات ہیں. مواصلات سے باہر نکلنے کا ایک اہم طریقہ یہ ہے کہ ملازمت اور انتظامیہ دونوں کو اپنے کیریئروں کو زیادہ بلندیوں تک لے جا سکے.
رسمی اور غیر رسمی مواصلات کے طریقے کیا ہیں؟
کسی بھی طرح سے جسے کسی چیز کو جانا جاتا ہے وہ کسی بھی طرح سے مواصلات کا ایک طریقہ ہے اور مختلف قسم کی وسیع ہے. کچھ شامل ہیں:
- پانی کولر کے ارد گرد بات چیت.
- ایک کمپنی کے وسیع یا شخص سے ذاتی ای میل بھیج رہا ہے.
- کارپوریٹ فورمز پر پوسٹ کرنا
- ایک کارپوریٹ نیوز لیٹر میں اشتراک.
- لنچ روم بلیٹن بورڈ پر ایک پہلو پھانسی.
- ہم سے مل کر چیٹ پیغام رسانی.
- کمپنی یا ٹیم کمپنی کی بات چیت میں ساکیک گروپ یا باسیکمپ بورڈ.
- کارپوریٹ راؤنڈ ٹیبل سے خطاب
- کمپنی پکنک میں ایک تقریر بنانا.
- ٹیکسٹنگ، سوشل میڈیا اور یہاں تک کہ ویڈیو کے کسی بھی شکل.
- ایک اسٹاک ہولڈر کی رپورٹ جاری
مواصلات کے لئے ان طریقوں میں سے کوئی بھی مؤثر نہیں ہے. وہ سب بولتے ہیں. سوال یہ ہے، کیا وہ اس پیغام کے لئے مناسب طریقہ ہیں؟ اس سے بھی زیادہ اہم بات یہ ہے کہ وہ غیر مناسب ہیں؟
کچھ علاقوں میں، گھنٹے کے بعد ٹیکسٹنگ قانون کے خلاف ہو یا ملازم کی معاہدے کی شرائط کے خلاف ہوسکتا ہے. فیس بک پر دوستی کسی سپروائزر یا مینیجر کے لئے ناممکن ہوسکتا ہے کیونکہ یہ کام کے گھنٹوں سے بے ترتیب معلومات کو لے سکتا ہے. خطے سے خطے اور کمپنی سے، موجودہ مواصلاتی مواصلات کی ایک مختلف نوعیت اور خدشات پیش کرتی ہے جو دونوں مینیجرز اور ملازمتوں کی طرف سے تسلیم اور سمجھنے کی ضرورت ہے.
انفارمیشن مواصلات کے طریقوں کی مثال
انفارمیشن مواصلات مواصلات کا کوئی طریقہ ہے جو کمانڈ کی کارپوریٹ چین کی پیروی نہیں کرتا ہے یا کمپنی کے اندر اندر بہترین طریقوں کو قائم کرنے کا عمل نہیں کرتا. اس میں گپ شپ، افواہوں، آرام دہ اور پرسکون چپکے، وقفے وقفے کی پابندی اور اس سے باہر شامل ہوسکتا ہے. یہ ای میلز میں، نصوصوں کے ذریعہ، گروپ پیغام رسانی ایپلی کیشنز، دستی نوٹوں، رپورٹس پر پوسٹ پوسٹ کرنے، فون کالوں پر اور ٹیم بلاگز میں بھی ہوتا ہے. اکثر، ہم اس سے ہم آہنگی کو سمجھا جاتا ہے، مطلب یہ ہے کہ اس کے ساتھ ہی مختلف سطحوں پر افراد کے ساتھ یہ واقع ہوتا ہے.
عام طور پر، یہ غریب، غیر منصوبہ بندی، آرام دہ اور پرسکون اور غیر تصدیق شدہ ہوسکتا ہے. یہ عام طور پر حتمی طور پر نہیں لیا جاسکتا ہے اور اکثر ریکارڈ سے دور ہونے کی توقع کی جاتی ہے.
ممکنہ طور پر ایک ملازم مصیبت سے کہتا ہے، "میں سیلز کی رپورٹوں کو دیکھتا ہوں اور میرا خیال ہے کہ یہ ہماری نگہداشت کی حفاظت کے لئے خراب چیزوں کا مطلب ہے." یہ غیر رسمی مواصلات ہے جس میں کسی طرح سے کمپنی کے نچلے حصے کی نمائندگی نہیں کی جاتی ہے. کسی بھی قسم کی وجوہات کی بناء پر فروخت کم ہوسکتے ہیں، ایک اہم گاہک سے دیوالیہ پن کی مصنوعات کو فروغ دینے کے ذریعہ ایک نئی لانچ کے لۓ چھلانگ لگ رہا ہے جس سے پرانے مصنوعات کی غیر موثر مصنوعات کی فراہمی ہوسکتی ہے. کسی بھی شخص کے لئے حوصلہ افزا طور پر حوصلہ افزائی کی جا سکتی ہے کیونکہ اخلاقی طور پر حوصلہ افزائی کی جا سکتی ہے. یہ ضروری ہے کہ ملازمتوں کو آرام دہ اور پرسکون مشاہدات سمجھیں کیونکہ ایک شخص سے "غیر رسمی مواصلات" ٹیم کو نقصان پہنچ سکتا ہے.
کہیں گے کہ ایک اور ملازم ایک کمپنی وسیع متن بھیجتا ہے جو وانڈا کے واٹرنگ ہول کے بعد گھنٹے کے مشروبات کے لئے ہر شخص کو مدعو کرتا ہے، جہاں خوش گھنٹیاں سب سے سستا ہوتی ہیں. یہ ایک کارپوریٹ اکاؤنٹ پر ہوسکتا ہے اور اس میں ملازمت بھی شامل ہوسکتا ہے، لیکن یہ ایک غیر رسمی اور غیر منصفانہ دفتر جمع کرنے والا ہے. اور یہ عظیم ٹیم سازی ہیں اور حوصلہ افزائی کی جانی چاہیئے، لیکن کمپنی کو اس طرح کی تقریبات منظم کرنے کے بارے میں پالیسیاں ہونا چاہئے - جیسے کمپنی ای میل اکاؤنٹس نہیں.
انفارمیشن مواصلات بھی ہوا کی شوٹنگ کے کسی قسم کی بھی ہو سکتی ہے. یہ ملازمین ان کے اختتام کے اختتام کے بارے میں بات کرتے ہیں یا جوزس اپنے بچے کو خبروں کو پھیلاتے ہیں. فٹ بال پول، موسم کے بارے میں بات کرتے ہوئے، پارکنگ کے بارے میں گپ شپ کرنے یا نئی سہ ماہی کی مصنوعات کی ریلیز کے بارے میں حیرت انگیز سوچ - یہ سب غیر رسمی ہیں.
جب کام کرنے والے مواصلاتی مواصلات غیر رسمی ہے، اکثر رازداری کو برقرار رکھنے اور رازداری کی توقع رکھنے کی ضرورت نہیں ہے.
رسمی مواصلات کے طریقوں کی مثال
کام کی جگہ میں رسمی طور پر مواصلات کرتے وقت، عام طور پر ایک دشواج پر غور ہوتا ہے. یہ سب سے اوپر نیچے، نیچے کے اوپر، پس منظر یا افقی ہے. اس میں محکموں اور قائم کردہ طرز عمل شامل ہیں. رسمی مواصلات عام طور پر وقت سے قبل حاملہ ہوتا ہے - یہ ایک ایسا پیغام ہے جس میں سوچ لیا گیا ہے اور منصوبہ بندی کے بعد اس کے بعد مخصوص ملازمین، مخصوص محکموں یا اس سے بھی کمپنی یا اس کے حصول داروں کو تقسیم کیا جاتا ہے.
یہ بھی، ای میلز یا فون بات چیت کے ذریعے منتقل کر سکتے ہیں. لیکن رسمی مواصلات کے لئے سب سے اہم معیار یہ ہے کہ یہ "مناسب چینلز کے ذریعہ" مواصلات پر غور کیا جاتا ہے.
ایک مثال یہ ہوسکتی ہے جب کمپنی پیسہ ایک ای میل کے ساتھ ایک رسمی طور پر لکھا ہے جس کے بارے میں لکھا جاتا ہے، وضاحت کرتے ہیں کہ اضافی وقت بل نہیں کیا جاسکتا ہے اور کسی خاص مدت کے لئے معاوضہ نہیں کیا جائے گا. اس طرح کے ایک خط میں مینجمنٹ، اکاونٹنگ اور ممکنہ طور پر بھی قانونی محکمہ شامل ہو گا تاکہ وہ کسی کمپنی سے اس کی حفاظت کرے جس نے خط کو غلط سمجھا اور ناقابل قبول اضافی بل بل کرنے کی کوشش کی. یہ ممکنہ طور پر ایک ای میل پر ایک "پڑھنے کی رسید" میں شامل ہو گی جس کا ثبوت ہے کہ ہر وصول کنندہ نے کھول دیا ہے اور پڑھا ہوا بیان پڑھا ہے.
اسٹاک ہولڈرز کے لئے اسٹاک رپورٹ ایک رسمی مواصلات ہے. جب ایک تحریری رپورٹ میں ملوث ہے تو مینیجر کے ساتھ ملازم کا جائزہ ایک رسمی مواصلات پر غور کیا جاسکتا ہے. ایک منصوبے کی وضاحت کرنے کے لئے مینجمنٹ کی طرف سے پیدا کردہ ایک ویڈیو اور کارپوریٹ کلاؤڈ کے ذریعہ قابل رسائی رسمی طور پر ہے جبکہ ایک ویڈیو چیٹ غیر رسمی ہے. ایک کارپوریٹ بلاگ پوسٹ نئی مصنوعات یا خدمات کے بارے میں خبر حاصل کرنے کے لئے ایک رسمی طریقہ ہے، نہ صرف ایک کمپنی کی ٹیم بلکہ ان کے موجودہ اور ممکنہ گاہکوں کو بھی. جب ایک منصوبے کے بارے میں برا خبر ہو جاتی ہے اور عوامی تعلقات کے شعبے کو آگ سے باہر نکالتا ہے، یہ بیرونی رسمی مواصلات ہے.
مواصلات کے تمام طریقوں کو عام طور پر ایک بڑی چیز کا اشتراک کیا جاتا ہے - ان میں سے کوئی بھی غیر معمولی نہیں ہیں. تمام ممکنہ گرامر، جامع زبان، صنعت کے شعبہ، کارپوریٹ شرائط اور شاید کمپنی برانڈنگ بھی شامل ہوسکتی ہے.
آپ کو رسمی اور غیر رسمی مواصلاتی طریقوں کی ضرورت کیوں ہے
مواصلات کو ہماری جانوں میں کیا ہوتا ہے اس پر اثر انداز ہوتا ہے. اس سے خوف ہوتا ہے. یہ معائنہ کرتا ہے اور تعلیم دیتا ہے. یہ تعلقات بناتا ہے اور انہیں الگ کر سکتا ہے.
وہ کمپنیاں جو اچھے مواصلات میں ناکام رہتے ہیں اکثر مسائل کی ایک وسیع رینج کا شکار ہیں. یہ ملازمتوں کو کس چیزوں کو لینے یا کس طرح سلوک کرنے کے بارے میں الجھن کے بارے میں الجھن کر سکتے ہیں. محکموں کے درمیان تصادم ہوسکتا ہے. غلطیاں ہوتی ہیں. ٹیمر بہاؤ کر سکتے ہیں. نتائج قانونی مسائل کے ذریعہ غیر فعالیوں سے سب کچھ ہوسکتی ہیں.
اچھے مواصلات کے ساتھ - غیر رسمی اور رسمی طور پر کارپوریٹ کلچر دونوں کو مضبوط، صحت مند اور زیادہ محتاج بناتی ہے. جب ملازمین محسوس کرتے ہیں کہ ان کے پاس ایک دوسرے کے ساتھ اور انتظام کے ساتھ مواصلات کرنے کے اوزار ہوتے ہیں، تو اکثر اکثر ان کے کردار اور ان کے مقاصد کے بارے میں بہتر سمجھتے ہیں.
جب مینجمنٹ کے ملازمین کے ساتھ مواصلات کے لۓ مینجمنٹ کی وسیع اقسام ہوتی ہے، تو یہ بہتر تعلقات پیدا ہوتا ہے، زیادہ وفاداری کی حوصلہ افزائی کرتا ہے اور مجموعی طور پر بڑھتی ہوئی پیداوری پیدا ہوتا ہے.
اگر مواصلات صرف غیر رسمی طور پر یا رسمی طور پر ہوتا ہے، تو یہ تنازعہ پیدا کرتا ہے.
مخلوط یا گمراہ کن مواصلات کی مثالیں
شاید انتظامیہ ان کی ٹیم کے ساتھ گنگا نہیں کرتے. ہو سکتا ہے کہ پیٹر، فروخت کے سربراہ، اس بات کا کوئی خیال نہیں ہے کہ جان کی بہادر چہرہ کا شکریہ، حال ہی میں باقاعدگی سے جان بیمار ہو رہا ہے. نتیجے کے طور پر، پیٹر کو یہ احساس نہیں ہے کہ ٹیم پر زور دیا گیا ہے کیونکہ جان کی جدوجہد بہت زیادہ ہے. جب جان پطرس کو مطلع کرتا ہے کہ وہ کینسر سے تشخیص کیا گیا ہے، تو یہ ایک جھٹکا ہے، کیونکہ پطرس نے کبھی پانی کی کولر کے ارد گرد بات چیت نہیں کی، اور غیر رسمی ای میل کی وادیوں کو ختم کر دیا. کیونکہ پطرس ایک غیر رسمی سطح پر اتنا ہی دور تھا، اس کے سیلز کے شعبے کو ان کا اعتماد ملتا تھا، اور ان کے بارے میں خوف ہے کہ جان کی ملازمت کی حفاظت اور ان کے باہمی کام کے بوجھ کے لئے جان کا کینسر تشخیص کیا مطلب ہے.
اچھے مینیجروں کو سمجھتے ہیں کہ غیر رسمی مواصلاتی تعلقات صرف ان کے اختتام پر مضبوط بناتا ہے، لیکن استقبال کرنے والے سے پوری کمپنی کے لئے حوصلہ افزائی کے بلاک کے طور پر وصول کرنے والے اکاؤنٹس تک.
اگرچہ فلاپسائڈ، اگرچہ، مواصلات صرف غیر رسمی ہے تو، ملازمتوں کو الجھن اور مایوس کر دیتا ہے. اگر ہر کمپنی کی پالیسی صرف غیر معمولی، رجعت پسند ای میل دھماکوں کے ذریعہ جاری ہے، اور کبھی بھی اچھی طرح سے سوچنے کی یادداشت کے طور پر باقاعدہ طور پر جاری نہیں کیا جاتا ہے، تو یہ محسوس ہوتا ہے کہ گول گولیاں مسلسل آگے بڑھ رہے ہیں. کیا یہ واقعی پالیسی ہے، یا صرف ایک اور موڈ ہے جو مینجمنٹ کے اندر ہے؟
شاید، مئی میں، مصنوعات کی ترقی کے سربراہ نے کمپنی کو ایک باضابطہ طور پر تحریری ای میل کے ساتھ دھماکے سے روک دیا ہے، جس کا کہنا ہے کہ "ٹیم ایک نئے انٹرفیس پر سخت محنت کر رہی ہے جس سے ہمارے اکاؤنٹنگ سوفٹ ویئر گاہکوں کے لئے استعمال کرنا آسان بنائے گا. ایک نام یا رہائی کی تاریخ پر یقین نہیں ہے، لیکن یہ یقینی طور پر کاموں میں ہے."
پھر، جولائی میں، ایک ای میل باہر آتا ہے، "ہم انٹرفیس پر ڈرائنگ بورڈ واپس آ گئے ہیں. مقصد کی کارکردگی میں اضافہ ہوا ہے جس میں کم کسٹمر سروس کالز کا نتیجہ ہے."
اس کے باوجود، انٹرفیس دوبارہ ترتیب کے ساتھ کچھ کرنے کے لئے کوئی رسمی اعلان نہیں ہے. گاہکوں سے پوچھیں تو ملازمین کو انٹرفیس کے بارے میں کیا کہنا چاہئے یا کیا؟ اس مثال میں، یہ لازمی ہے کہ کمپنی اس کے ساتھ ملیں اور ایک رسمی مواصلات جاری رکھے جس کا کہنا ہے کہ ترقیاتی ٹیم کس طرح کی طرف کام کر رہی ہے، کیونکہ کمپنی کے ہر سطح کے لئے، بجٹ سے مارکیٹنگ، اور محکموں سے یہ ایک منصوبہ تیار کر سکتا ہے. آنے والے انٹرفیس پر کارروائی کی.
ملازمین کو رسمی اور غیر رسمی مواصلاتی طریقوں کو کیسے سکھایا جائے
جب مواصلات کی بات آتی ہے تو اس سے کہیں زیادہ خطرہ ہوتا ہے. کارپوریشن کارپوریٹ ماحول میں اہم ہیں، اور جب یہ باہر نکالتے ہیں تو یہ رسمی ہے. تحریری ہدایات کی ضرورت ہوتی ہے، وضاحت کے مطابق وضاحت کے ساتھ. شاید واضح طور پر ایک میٹنگ میں اسٹاف کو خطاب کرنے کے ذریعے واضح ہوسکتا ہے، یا سلائیڈ چینل سے بات چیت کیلئے اجازت دیتا ہے، لیکن یہ ضروری ہے کہ اس میں کوئی مساوات نہیں ہوگی.
ملازمین کو دعوت دیتے ہیں اور سوالات پوچھیں کہ اگر وہ کچھ بھی نہیں ہیں. انہیں بتائیں کہ یہ ایک ای میل یا دیگر تحریری مواصلات بھیجنے کے لئے ٹھیک ہے اگر وہ جوابات پر کاغذ کا نشان لگائیں. اس طرح کے کاغذ کے راستے بھی کمپنی کی حفاظت کرتا ہے.
پالیسیوں کو یہ پتہ ہونا چاہئے کہ فرم کہاں چیزوں کی طرح چیزوں پر کھڑا ہے - یہ نقصان دہ اور غیر منافع بخش ہو سکتا ہے کہ تمام ملازمین دونوں کاموں میں اور اس سے باہر دونوں معاملات پر احترام اور رازداری کا حق رکھتے ہیں. پالیسیوں کو یہ بھی واضح ہونا چاہئے کہ جب لوگ سوشل میڈیا کو نجی افراد کے طور پر استعمال کرنے کے لئے آزاد ہیں تو، انہیں کام کی مصنوعات کا اشتراک نہیں کرنا چاہیے یا ان کے سماجی چینلز پر کمپنی کے معاملات کے بارے میں بات کرنا ضروری ہے.
رہنمائی بھی واضح کر سکتی ہے کہ کیا کام کے اندر غیر رسمی طور پر ای میل کا استعمال کرنا مناسب ہے یا آیا اس طرح کی تقریبات کو اطلاقات کو پیغام بھیجنے کے لئے محدود ہونا چاہئے. انہیں یہ بتانا چاہیئے کہ آیا گھنٹے کے بعد ٹیکسٹنگ یا ای میل کرنے کے قوانین ہیں اور اگر ملازمتوں کو ان سائٹ سے نگرانی کی توقع ہوتی ہے.
یہ بھی ہے جہاں پریشان اور ہراساں کرنے کے بارے میں پالیسیوں کو بار بار بار بار ہونا چاہئے کیونکہ وہ ہمیشہ غیر رسمی مواصلات ہیں جو اکثر ضائع ہونے والے کمپنی کے قوانین ہیں.
بالآخر، کمپنی کے اندر مواصلات کے بارے میں ایک تحریری ہینڈ بک کارپوریشن مواصلات کی ثقافت قائم کرنے کا بہترین طریقہ ہے. یاد رکھو، غیر رسمی مواصلات کسی بھی کام کی جگہ کا قابل قدر، حوصلہ افزائی کا حصہ ہے اور اسے وقت میں پھیلانے کی اجازت دی جاسکتی ہے. اس بات کا یقین، اگر یہ غیر سٹاپ نہیں ہے تو ہاتھ سے باہر نکل سکتا ہے، لہذا کمپنی کو یہ مناسب ہونا چاہئے کہ وہ مناسب طریقے سے رہنمائی کرنی ہے اور غیر رسمی طور پر کیا بات کرنا مناسب ہے. جنسی فتح، نہیں، لیکن ایک ہفتے کے آخر میں ایک کیبن میں، یہ ٹھیک ہے.
آخر میں، مثبت، کھلی بات چیت کرنے والی کام کے ماحول کی تخلیق سے، آپ کو یہ پتہ چلا جاسکتا ہے کہ آپ کی کمپنی کو کم دباؤ، زیادہ پیداواری ماحول حاصل ہے، جس کے ملازمین جو کام کی جگہ میں زیادہ وفادار اور قابل قدر محسوس کرتے ہیں.
