مؤثر طریقے سے بات چیت کرنے کی آپ کی صلاحیت کام میں آپ کی کامیابی پر براہ راست اثر پڑے گا. آپ کو یہ جاننا ضروری ہے کہ کس طرح تحریری اور تحریر بھیجنا ہے جو جامع اور سمجھنے والا ہے. کاروباری میمو ایک مختصر دستاویز ہے جو لوگوں کا ایک مخصوص گروپ ہے اور ایک مخصوص مقصد پر توجہ مرکوز کرتا ہے. ایک اچھی طرح سے تحریر میمو آپ کو مؤثر طریقے سے بات چیت اور نتائج حاصل کرنے میں مدد کرے گی. یہ صحیح طریقے سے لکھنے کے علاوہ، یہ یقینی بنانا ضروری ہے کہ آپ کے میمو کو مناسب طریقے سے بھیجا جاسکتا ہے، ان لوگوں کو جو اسے پڑھنے کی ضرورت ہے.
اپنا میمو تیار کرنا
اپنے ناظرین کے بارے میں سوچو. اپنے میمو کی تشکیل شروع کرنے سے پہلے، ان لوگوں کی تعلیم کی سطح اور تجزیہ پر غور کریں جن کے ساتھ آپ مواصلات کر رہے ہیں. اپنے وصول کنندگان کی ضروریات کو بھی ذہن میں رکھیں. کچھ افراد کو زیادہ تفصیلی ہدایات اور مخصوص، قائم کردہ ہدایات کی ضرورت ہوسکتی ہے، جبکہ دوسروں کو بہت عام معلومات کی فراہمی فراہم کی جاسکتی ہے اور پھر خود کو پہچان لیتے ہیں.
صحیح ہیڈر فارمیٹنگ کا استعمال کریں. "تاریخ" لائن میں معیاری مخففات کا استعمال کریں. "کرنے کے لئے،" آپ کو ہر شخص کی فہرست درج کرنا چاہئے جو نام سے میمو وصول کرے گا. عرفان کا استعمال نہ کریں. پہلے اور آخری نام کا استعمال کریں، اور حروف تہجی کے لحاظ سے یا کمپنی کے اندر کی حیثیت سے. "سے" لائن کے لئے، آپ کے پہلے اور آخری نام کے ساتھ ساتھ اگر آپ لاگو ہوں گے تو آپ کونسی ادارے استعمال کرتے ہیں.
ایک موضوع کی لائن منتخب کریں جو مخصوص اور معلوماتی ہے. اکثر، لوگ مضامین اور عام ہیں جن کے موضوع کے ساتھ میمو بھیجتے ہیں. ایک خاص اور جامع شخص کو وصول کنندہ کو یہ بھی پتہ چلا جاسکتا ہے کہ میمو حوالہ دے رہا ہے. مثال کے طور پر، ایک عام موضوع کی لائن "میٹنگ،" پڑھ گی لیکن ایک مخصوص موضوع کی لائن یہ کہہ سکتی ہے، "جمعہ کی میٹنگ کے لئے سیلز ٹیم کی پیشکش."
تفصیلات کے ساتھ کھولیں. چیٹ چیٹ یا پس منظر کے ساتھ وقت ضائع نہ کریں. آپ کے میمو کا پہلا حصہ آپ کو ضرورت ہے جو بالکل کہنا چاہیے. سیلز ٹیم کی پیشکش کے اوپر، مثال کے طور پر استعمال کرتے ہوئے، آپ کے ساتھ کھلے ہوسکتے ہیں، "جمعہ کی میٹنگ میں، فروخت کی ٹیم آمدنی کے ساتھ ایک سلائڈ شو پیش کرے گی اور پہلی سہ ماہی کے لئے قابل ادائیگی اعداد و شمار ادا کرے گا."
اپنا میمو لکھیں، غیر فعال آواز سے گریز کریں. ایک میمو کو معلومات کا اشتراک کرنے اور مدد کی درخواست دینے کے لئے ڈیزائن کیا گیا ہے، لہذا آپ کو ایک فعال آواز کا استعمال کرنے کی ضرورت ہے. گرامر اور تحریر میں، فعال آواز کا مطلب یہ ہے کہ ایک جملہ کا موضوع فعال ہے - کام کر رہا ہے یا کچھ کیا جا رہا ہے. فعال آواز کے طور پر پڑھا جائے گا، "سیلز ٹیم ایک سلائڈ شو پیش کرے گا." ایک غیر فعال نقطہ نظر کے طور پر درج کیا جائے گا، "ہم سیلز ٹیم کو سلائڈ شو پریزنٹیشن پر غور کرنا چاہتے ہیں."
ایک نتیجہ لکھیں. آپ کے نتیجے میں پیچیدہ ہونا نہیں ہے، لیکن یہ یادداشت میں اہم پوائنٹس کا خلاصہ کرنا چاہئے.
اپنے کام میں ترمیم کریں. کاروباری میمو بھیجنے کے بعد کچھ چیزیں شدید شرمندہ ہیں اور اس کے بعد آپ کو حقیقت یہ ہے کہ آپ نے اس کے وسط میں ایک بہت بڑا مسفل چھوڑ دیا ہے. اسے بھیجنے سے پہلے اپنے میمو کا ثبوت، اور اصلاحات کے علاوہ، غیر ضروری الفاظ کو ختم کریں. اپنا میمو جامع رکھیں.
اپنا میمو بھیجیں
اپنا میمو بھیجیں اگر آپ اسے انٹر آفس میل کے ذریعہ بھیج رہے ہیں، تو یقینی بنائیں کہ میمو میں ہر شخص کو خطاب کیا جاتا ہے اس کی اپنی کاپی ہو. اگلے کمرے میں کوئی بھی شخص کے ساتھ میمو کا اشتراک نہیں کرنا چاہئے.
ای میل کا استعمال کریں اگر یہ اختیار ہے. ایک ای میل میمو ایک ہی وقت میں سب کو بھیجا جانا چاہئے، لیکن آپ اندھیروں میں سے کچھ وصول کنندگان کاپی کرنا چاہتے ہیں. اگر آپ اپنے میمو کو ای میل کر رہے ہیں، تو ای میل ہیڈر کے موضوع کی لائن میں میمو کا موضوع ڈالیں. پیارا یا رنگارنگ فونٹ، تصاویر یا دیگر ای میل ایڈورڈز استعمال نہ کریں.
آپ کے میمو بھیجنے کے بعد اپنائیں. اگر میمو میں ذکر کردہ آخری تاریخ ہے، تو یقینی بنائیں کہ آپ بعد میں وصول کنندگان کے ساتھ دوبارہ چیک کریں.
تجاویز
-
اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ کے میمو بل پوائنٹ، پیراگراف وقفہ کاری، وغیرہ کے بارے میں کسی بھی کمپنی کی ہدایات پر عمل کریں.
انتباہ
اگر آپ ایک میمو بھیجنے کے لئے ای میل استعمال کر رہے ہیں تو، "بھیجیں" کی چابی کو مارنے سے قبل دوہری چیک کریں. آپ محتاط رہنا چاہیں گے کہ ای میل کے ذریعے ملکیت یا رازداری کی معلومات حاصل کی جائے گی.
