ایک مخصوص دستاویز کے ورژن کو کنٹرول کرنے کے ذریعہ کسی مخصوص تنظیم کی کارکردگی کو بڑھانے کے لئے دستاویز کا کنٹرول استعمال کیا جاتا ہے. اس سے ملازمین کو اپنے پاس ایک مخصوص دستاویز کا صحیح ورژن ملتا ہے. آئی ایس او معیار بین الاقوامی معیاروں کا ایک مجموعہ ہیں جو کاروباری اداروں کے اندر عمل کو معیاری بنانے میں مدد کرتی ہیں اور کاروباری مدد کرنے میں بھی مدد کرتا ہے، Intelex کے مطابق. کمپنیوں کو یہ سمجھنا ضروری ہے کہ ان کے مخصوص کاروباری اداروں کو کونسی معیار لاگو ہوتے ہیں اور ان کے معیارات کو یقینی بنانے کیلئے دستاویز کنٹرول کے اقدامات استعمال کریں.
کم از کم کاغذات
Intelex کے مطابق، دستاویز کا کنٹرول اکثر کاغذ دستاویزات کو کم کرنے یا ختم کرنے کی کوشش کرتا ہے تاکہ اس دستاویزات پر کم اثر پڑے اور کمپنی کے اخراجات کو کم کردیں.
رسائی میں آسانی
دستاویز کنٹرول سے نمٹنے کے دوران تک رسائی کی آسانی ایک اہم پہلو بھی ہے. اگر وہ معلومات کرسکتے ہیں تو کمپنیوں کو معلومات سے اپ ڈیٹ رکھنے میں آسان وقت ملے گا، مثال کے طور پر، انٹرنیٹ سے ان معلومات کو آسانی سے رسائی حاصل ہے.
درجہ بندی
دستاویزات کو منطقی زمرے میں منظم کیا جانا چاہئے. ایسا کرنے سے، کسی صورت حال کی مناسب دستاویزات مل سکتی ہیں. 9000 ورلڈ کے مطابق، یہ دستاویزات اکثر پالیسیوں، طریقہ کار، کام کی ہدایت اور فارم اور ریکارڈ جیسے زمرے میں منظم ہوتے ہیں. آئی ایس او کی ضرورت ہوتی ہے جب متعلقہ دستاویزات دستیاب ہوں.
مہارت
دستاویزات کو حتمی طور پر حتمی طور پر جائزہ لیا جانا چاہئے کہ وہ حتمی شکل اختیار کریں. بہت سے معاملات میں، ان دستاویزات کو ایک سے زائد فرد کی طرف سے جائزہ لیا جانا چاہئے، دونوں نگرانی کے مقاصد کے لۓ اور 9،000 دنیا کے مطابق، غلطیوں کو پکڑنے کے لئے اضافی جوڑی کی آنکھوں کی طرف سے غلطی نہیں کی جاتی ہے. جائزے کے سائیکل میں ایسے کارکنوں کو شامل ہونا چاہئے جس میں مخصوص دستاویزات اور مینیجرز شامل ہوں جنہوں نے ان کی نگرانی کی ہے، کیونکہ ان کی زیادہ مہارت ہوگی اور غلطیوں کو سمجھنے میں مدد ملے گی. آئی ایس او کی دستاویزات کی ضرورت ہے کہ مسئلہ سے قبل مناسبی کے لۓ منظوری دی جائے.
نظر ثانی کی حیثیت
آئی ایس او کے معیارات کی ضرورت ہوتی ہے جب ضروری ہو تو دستاویزات کا جائزہ لیا جائے اور اپ ڈیٹ کریں. کسی خاص کمپنی میں شرائط ناقابل یقین حد تک تبدیل ہوجائے گی، اور منطقی جب دستاویزات میں اپ ڈیٹس کو شامل کیا جانا چاہئے. 9000 ورلڈ کے مطابق، دستاویز پر نظر ثانی کی حیثیت لازمی ہے. ان حالات میں مسودہ، جائزہ لینے اور منظوری شامل ہے. کسی بھی وجہ سے غیر ضروری دستاویزات جو کمپنی کی طرف سے رکھی جاتی ہیں وہ غیر متفق ہیں.
طہارت
9000 ورلڈ کے مطابق، دستاویزات ہمیشہ پڑھنے کے قابل اور قابل رسائی ہوتے ہیں ان لوگوں کو جو ان کی ضرورت ہے. آئی ایس او کی ضرورت ہوتی ہے جب وہ لباس یا نقصان پہنچے تو دستاویزات کو اپ ڈیٹ کیا جائے.
تقسیم
9000 ورلڈ کے مطابق، کمپنیوں کی جانب سے پیدا ہونے والے دستاویزات کو نہ صرف یہ ہونا چاہئے، لیکن ملک سے نکالنے والے دستاویزات کو بھی کنٹرول کیا جانا چاہئے. بہت سے دستاویزات، جیسے کمپنی کی ملکیت کی مصنوعات اور مشینری کے لئے صارف کے دستاویزات، واضح طور پر نشان زدہ اور کمپنی میں صحیح افراد کو تقسیم کرنا ضروری ہے.
