دستاویزی کنٹرول تقریب میں مختلف افعال اور عمل کے ذریعے ایک تنظیم میں دستاویز کے بہاؤ اور اسٹوریج کو منظم کرنے کی ذمہ داری ہے. ان میں فائلوں کو برقرار رکھنے اور مناسب تقسیم اور تجزیہ کے طریقہ کار کا استعمال کرتے ہوئے جیسا کہ سلیکن فریئرسٹسٹ.com میں بیان کیا گیا ہے.
لائبریری کا نظام
دستاویز کنٹرول کی تقریب میں مناسب داخلی لائبریری طریقہ کار کو برقرار رکھنے کا کردار ہے تاکہ مناسب اہلکار تک رسائی حاصل ہو، لیکن سرکاری دستاویزات کی جگہ ہر وقت معلوم ہوجائے.
اسٹوریج / دائرہ کار
دستاویز کنٹرول تقریب کی ایک اور اہم سرگرمی یہ ہے کہ دستاویزاتی اسٹوریج اور تمام ضروری فائلوں کی مناسب رسائی کو یقینی بنانا.
ترمیم
دستاویز کنٹرول تقریب میں بھی ذمہ داری ہے کہ سرکاری طور پر منظور شدہ دستاویزات صرف مناسب عمل اور منظوریوں کے تناظر میں نظر ثانی کی جائیں. اس میں دستاویز (یا پروجیکٹ) تبدیلی کی درخواستوں (ڈی سی آر) کا ایک نظام شامل ہوسکتا ہے جو قبل از منظوری شدہ دستاویز سے پہلے نامزد کردہ دستخط کی ضرورت ہوتی ہے اس سے اضافی تبدیلیوں کی بناء پر ہوسکتا ہے.
کام کی بہاؤ
دستاویز کنٹرول اہلکاروں نے موثر کام کے بہاؤ کو یقینی بنانے کے مقصد کے ساتھ سرگرمیوں کو انجام دیا ہے جیسے کہ لفظی پروسیسنگ یا اسکیننگ کے طور پر مناسب سرگرمی یا سیکرٹریی اسٹاف کو دستاویزات کو تفویض کرکے.
ٹریکنگ
دستاویز کنٹرول کی تقریب مجموعی طور پر کام کی بہاؤ کے عمل کے ذریعہ دستاویزات کے بروقت پیداوار کو بھی ٹریک کرتا ہے، جیسے عمر کی فہرستوں کے استعمال سے ظاہر ہوتا ہے کہ دستاویزات نے کام کے بہاؤ کے عمل کے ذریعے بہت طویل عرصہ تک خرچ کیا ہے.
