کسٹمر سروس میں کام کرتے وقت، آپ کے گاہکوں کو مواصلاتی چینل جیسے جیسے، شخص میں، ٹیلی فون کے ذریعے، خط اور ای میل کے ذریعہ آپ تک رسائی حاصل ہوسکتی ہے. حالانکہ، حال ہی میں، بعض پروٹوکول اور ہدایات موجود ہیں جو مناسب ردعمل اور گاہکوں کی اطمینان کو یقینی بنانا چاہتے ہیں. آپ کی کمپنی کی پیروی کرنے کے لئے اپنے مخصوص پروٹوکولز ہوسکتے ہیں، لیکن ذیل میں دی گئی ہدایات کو زیادہ سے زیادہ کسٹمر سروس مواصلاتی ہدایات میں شامل کیا جاتا ہے.
انسان میں
کلائنٹ کے چہرے سے نمٹنے کے بعد، آپ کے رویے اور رویے کو آپ کے تنظیم کے اقدار سے نمٹنے لازمی ہے. آپ کو ہر وقت پیشہ وارانہ اور باہمی رہنا چاہیے، یہاں تک کہ اگر ایک گاہک آپ کی ذمہ داری سے باہر ہے اس بارے میں ایک شکایت کر رہا ہے. جب شک میں، درخواست کو سنبھالنے کے لۓ اپنے مینیجر یا سپروائزر سے پوچھیں، یا کلائنٹ کے نام اور رابطے کی معلومات حاصل کریں تاکہ آپ جانیں کہ جب آپ ان کی درخواست کو پورا کرنے کے بارے میں جانتے ہیں.
ٹیلیفون اور وائس میل
ٹیلی فون کے ذریعے، فوری طور پر جواب دینا ضروری ہے، واضح طور پر بات کریں اور دوستانہ سر کا استعمال کریں. سلامتی پہلی بات ہے جو ایک کالر سنتا ہے اور یہ اکثر آپ کی تنظیم کے ذریعہ مقرر ہوتا ہے. اگر آپ کی خواہش کے طور پر فون کا جواب دینے کی آزادی ہے تو، سلامتی کو اپنے نام، تنظیم کا نام اور اس شخص سے پوچھیں کہ آپ کس طرح مدد کرسکتے ہیں. کسی بات چیت کو ختم کرنے سے پہلے، اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ نے اپنے تمام کلائنٹ کے سوالات کا جواب دیا اور پوچھیں کہ اگر آپ کچھ اور کرسکتے ہیں تو کیا ہے. اگر آپ اپنی میز سے غیر حاضر ہیں یا آنے والے فون کال نہیں لے سکتے ہیں، تو آپ کسٹمر کو اپنے صوتی میل پر ہدایت کی جائے گی. آپ کی سلامتی کو موجودہ اور اپ ڈیٹ رکنی چاہئے. اپنے وائس میل کو اکثر چیک کریں اور پیغامات کو جلد از جلد واپس لو.
خطوط اور میموس
آپ کا کسٹمر اکثر زبانی مواصلات کے مقابلے میں مزید اتھارٹی کے طور پر تحریری حروف اور یادگاروں کی شکل میں مواصلات دیکھتا ہے. تحریری خطوط واضح، معلوماتی، بروقت اور عین مطابق ہونا چاہئے. کسٹمر کو یہ پتہ ہونا چاہئے کہ وہ مواصلات پڑھنے کے بعد اس سے کیا متوقع ہے. اس بات کو یقینی بنائیں کہ ٹون ہمیشہ باہمی اور پیشہ ورانہ ہے، اور مواصلات کو بھیجنے اور بھیجنے سے پہلے ہمیشہ ہجے کی درستی اور گرامر کی استحکام کی جانچ پڑتال کریں.
ای میل اور آن لائن فارم
اوقات میں، آپ ای میل یا آن لائن فارم کے ذریعہ اپنے کسٹمر کے ساتھ بھی بات چیت کرسکتے ہیں. خطوط اور میمو کی طرح، ای میل کے ذریعے مواصلات کو پیشہ ورانہ اور باہمی انداز میں منعقد کیا جانا چاہئے، الفاظ، ہجے اور گرامر کو خصوصی توجہ دی جانی چاہئے. ای میل تھوڑا سا زیادہ لچکدار کی اجازت دیتا ہے اور کبھی کبھی زیادہ غیر رسمی آواز سکتا ہے. واضح اور سادہ پیغام رسانی ای میلز کے ذریعہ اسٹائل کسٹمر سروس فراہم کرنے کی کلید ہے. اس کے علاوہ، جیسے بھی آپ صوتی میل پیغامات کے ساتھ کریں گے، ای میل پیغامات کو کبھی نظر انداز نہیں کیا جانا چاہئے؛ ہمیشہ آپ کے تمام گاہکوں کے سوالات کا جواب دیں.
